Współczesne organizacje nieustannie dążą do poprawy efektywności operacyjnej i eliminacji strat. Wyścig po efektywność i utrzymanie rynku trwa, a tylko najsprytniejsi lub posiadający pokaźny budżet ustawią się w czołówce stawki. Jednym z narzędzi, które pozwala na dogłębną analizę procesów biznesowych, jest metoda Makigami. Pozwala ona na wizualizację przepływu procesu i zawartych w nim informacji, identyfikację wąskich gardeł i nieefektywności, co prowadzi do optymalizacji procesów w organizacji.

Makigami to metoda mapowania procesów, która wywodzi się z podejścia Lean Management. W przeciwieństwie do klasycznych map strumienia wartości (VSM), Makigami koncentruje się nie tylko na przepływie materiału, ale przede wszystkim na przepływie informacji i interakcjach między działami. Jest to metoda szczególnie skuteczna w analizie procesów administracyjnych, usługowych oraz wszędzie tam, gdzie praca zespołowa odgrywa kluczową rolę. Oczywiście, nie jest to narzędzie zarezerwowane wyłącznie dla administracji czy usług – może z powodzeniem sprawdzić się w każdej firmie.

Metoda ta świetnie nadaje się również dla sektora MŚP. Niewielka hurtownia, sklep e-commerce, warsztat samochodowy czy biuro rachunkowe – każde z nich może zyskać na mapowaniu Makigami i wdrażaniu akcji doskonalących po wykrytych problemach.

gluu.biz

1. Zdefiniowanie procesu – Wybór konkretnego procesu do analizy, np. obsługa zamówień klientów, proces rekrutacji, obieg dokumentów czy serwis samochodu od przyjęcia do wydania. Kluczowe jest wybranie tego procesu, który sprawia najwięcej problemów (błędy, długie czasy oczekiwania, nadmierna biurokracja).
2. Zebranie zespołu – Ważne jest zaangażowanie osób uczestniczących w procesie, aby uzyskać realny obraz sytuacji. Dobrym pomysłem jest dołączenie kogoś z zewnątrz – świeże spojrzenie często otwiera oczy na oczywiste (ale dotąd ignorowane) problemy.
3. Mapowanie obecnego stanu (As-Is) – Wizualizacja przepływu informacji i pracy w obecnym kształcie. Określenie czasu trwania poszczególnych kroków oraz identyfikacja punktów decyzyjnych. Często uczestnicy dopiero wtedy uświadamiają sobie, jak skomplikowany jest proces, w którym uczestniczą. Niektórzy przeżywają wręcz mały szok poznawczy.
4. Identyfikacja problemów – Wskazanie strat, wąskich gardeł, nadmiernych opóźnień i zbędnych czynności. Tu często sięga się po stare dobre karteczki Post-It – każdy wypisuje kilka kluczowych problemów. Efekt? Czasem pojawia się nawet 100-150 problemów w jednym procesie. Skarbnica możliwości doskonalenia!
5. Projektowanie przyszłego stanu (To-Be) – Opracowanie ulepszonego modelu procesu, eliminacja zbędnych etapów, automatyzacja powtarzalnych czynności. Warto zacząć od odwagi i zaprojektować proces idealny. Oczywiście, na koniec zawsze przychodzi rzeczywistość i kompromisy, ale cel warto mieć wysoko.
6. Wdrożenie akcji doskonalących i monitorowanie – Realizacja usprawnień oraz obserwacja ich efektów. Tworzymy plan działań, przypisujemy odpowiedzialnych i monitorujemy postępy, najlepiej w cyklach PDCA – bo przecież ciągłe doskonalenie to nie sprint, a maraton, w którym liczy się konsekwencja i refleksja nad efektami.

redlabsolution.com

• Zrozumienie rzeczywistego przepływu pracy i informacji w mapowanym procesie.
• Eliminacja zbędnych etapów i redukcja strat. Świetnym motywatorem są tzw. „low hanging fruit” – szybkie, łatwe usprawnienia, które pokazują zespołowi, że zmiany mają sens.
• Poprawa współpracy między działami poprzez lepszą komunikację. Silosy organizacyjne często padają pod naporem dobrze przeprowadzonego Makigami.
• Transparentność procesu – widać, gdzie powstają decyzje i kto za co odpowiada.
• Wzrost efektywności operacyjnej i jakości obsługi klienta, co realnie przekłada się na efekt biznesowy.

Mapowanie procesów metodą Makigami to niezwykle skuteczny sposób na usprawnienie działania organizacji poprzez eliminację strat, poprawę komunikacji i burzenie silosów. Kluczowe jest zaangażowanie zespołu, a w szczególności lidera projektu oraz konsekwentne wdrażanie wypracowanych usprawnień. Metoda ta może stanowić istotne wsparcie w transformacji lean, zwłaszcza w obszarach administracyjnych i usługowych. Jeśli jednak nie transformujesz przedsiębiorstwa, a tylko chcesz usprawnić jeden z procesów, to Makigami również jest dla Ciebie.