Od ponad 20 latach w środowisku produkcyjnym dostrzegam niebezpieczne zjawisko, które chciałbym szerzej omówić w tym artykule. Wiele firm rzuca się w falę redukcji kosztów bez analizy ryzyka, co według mnie nie jest projektem oszczędnościowym. Bardzo często panika, która nie jest dobrym doradcą, powoduje że, firmy decydują się na radykalne cięcia kosztów od pracowników.  Czy jest to dobry kierunek, postaram się przedstawić mój punkt widzenia w tym artykule.

Zazwyczaj zaczyna się od spadku sprzedaży naszych produktów. Analiza prognoz zamówień wskazuje na znaczny ich spadek. Czy się sprawdzą prognozy, nie wiemy. Jednak ważne jest aby być przygotowanym na takie wahania rynku. Niestety wielu pracodawców w pierwszej kolejności redukuje ilość zatrudnionych osób bezpośrednio produkcyjnych.

Znajomy opowiedział mi kiedyś, że gdy uczył się od Ojca cukiernictwa, i jednocześnie przejmował bardzo starą z tradycjami cukiernię, to usłyszał jedną z wielu wskazówek. „Gdy zacznie spadać sprzedaż, dodaj dwa jajka do receptury, nie redukuj. Gdy obetniesz – stracisz !”

Wiem że podbramkowa sytuacja korci do redukcji nakładów na jakość produktów. Z pewnością niektórym firmom może czasowo się taki pomysł udać. Jednak długofalowo stracą, nie uda się utrzymać długo rynku bez odpowiedniego wkładu i skupieniu na jakości produkcji.

Jeśli zaczniemy redukować poziom jakości, dbałość o wyroby gotowe, w bliskim lub dalszym momencie spodziewajmy się reklamacji. Te natomiast generują bardzo duże wydatki na ich procesowanie. Branża lotnicza i motoryzacyjna są tutaj świetnym przykładem. Pamiętam z doświadczenia gdy reklamacje z OEM kosztowały niekiedy setki tysięcy złotych, a wprowadzanie modyfikacji i usprawnień procesu zgodnie z nowymi wymogami klienta, niekiedy kolejne dziesiątki tysięcy złotych.  Chyba idealnie wpisuje się tu nasze polskie powiedzenie „chytry dwa razy traci”. Zatem skupmy się aby czasach kryzysu, lub spadku sprzedaży nie redukować środków na utrzymanie wysokiej jakości wyrobów.

moneylion.com

Pamiętaj, jedynie standaryzowane procesy, powtarzalne, przewidywalne, są gotowe do optymalizacji. Mając pełna świadomość procesów, posiadając wiedzę na team ich miar, możemy starać się redukować straty w tych procesach, co za tym idzie podnosić ich efektywność.

W efekcie będziemy gotowi wyprodukować w krótszym czasie więcej sztuk wyrobów, dobrej jakości, wykładając na wyprodukowanie danej serii mniejsze środki z kasy przedsiębiorstwa.

Warto skupić się na standaryzacji pracy, rozwiązywaniu problemów produkcyjnych, redukcji awarii, czy również optymalizacji przepływów materiałów w naszej firmie.

Pomiary czasów czynności naszych pracowników wskażą nam kroki procesu  o niskiej produktywności, a zarazem do optymalizacji. Tutaj zachęcam do zapoznania się z artykułem o balansowaniu linii produkcyjnej.

Aby skutecznie eliminować, a wcześniej wykrywać straty finansowe wynikające z niskiej efektywności parku maszynowego, a jednocześnie wysokiej jego awaryjności, należy skupić się na wdrożeniu przeglądów maszyn w celu detekcji niekontrolowanych wycieków, uszkodzeń i w możliwie jak najszybszym tempie je redukować. Skutecznym rozwiązaniem będzie wdrożenie systemu autonomicznej konserwacji i systemu zgłaszania usterek.

Dla przykładu podam, że drobny wyciek sprężonego powietrza, w zależności od mocy kompresorów i ciśnienia w instalacji może generować straty finansowe na poziomie około 1,2 tys. PLN w skali miesiąca. Wycieki chłodziwa w maszynach CNC, czy wycieki oleju hydraulicznego w prasach – to są bardzo kosztowne straty, oraz przyczyna powstawania błędów jakościowych.

machinerylubrication.com

Bardzo skutecznym sposobem na obniżenie ponoszonych kosztów jest wprowadzenie stoków konsygnacyjnych (Consignment stock) na części zapasowe do maszyn i urządzeń.
W standardowym podejściu zgodnie z normą ISO9001 oraz IATF 16949 powinniśmy posiadać w lokalizacji magazyn części zamiennych oraz ich wykaz z wyszczególnieniem części krytycznych. Zbudowanie i uzupełnianie takiego stoku w czasach kryzysu dla organizacji jest bardzo kosztowne.
Skutecznym rozwiązaniem tego dylematu jest wprowadzenie do firmy dostawcy części, który na własny koszt zbuduje nam magazyn części zamiennych do naszego parku maszynowego. Koszt tworzy się dopiero w momencie pobrania części z regału. Dodatkowym atutem a jednocześnie oszczędnością jest fakt, że to właśnie dostawca dba o to aby, w tym magazynie niczego nie brakowało, dostarcza części i sprawdza stany.

pl.rubix.com

W efekcie mamy w pełni wyposażony magazyn z zewnętrzną obsługą – idealne rozwiązanie na projekt oszczędnościowy. Polecam nie tylko na czas kryzysu, jest to bardzo dogodne i wygodne rozwiązanie.

stuermer-machines.com

Warto pochylić się i przeanalizować temat stoków komponentów do produkcji, oraz stoków wyrobów gotowych. Prawidłowo zbalansowane planowanie produkcji pozwoli nam uniknąć radykalnych redukcji etatów, lub w czasie krótkiej hossy zatrudniania osób na kilka tygodni, i ponownej redukcji. Gdy nasz plan produkcji w sztukach wygląda jak wykres sinusoidy, na zmianę wzrost i spadek, oznacza to, że koniecznie trzeba uśrednić poziom produkcji. Wtedy produkujemy na stok gdy mamy niższe zamówienia, ale gdy zamówienia wzrosną szybciej pozbywamy się towaru z magazynu. Przy czym w dalszym ciągu produkujemy na tym samym poziomie. Pamiętajmy, że koszt wdrożenia nowego pracownika do firmy jest bardzo wysoki.

Planowanie przepływów i stoków komponentów do produkcji to również pole do optymalizacji, ze względu na koszty. Spotkałem się z sytuacją gdzie szef zakupów materiałowych, po otrzymaniu oferty o bardzo dobrych warunkach, potrafił zakupić komponentów do produktów na ponad roczną produkcję. Oczywiście cena atrakcyjna wyłącznie przy dużym zamówieniu. W efekcie komponenty zostały na stoku kolejne 2-3 lata, do czasu gdy stały się obsoletami (zapasy zdezaktualizowane). Firma straciła dużą kwotę na złomowaniu komponentów i musiała ponieść koszt zakupu nowych, po zmianie inżynieryjnej etc.

Uczestniczyłem w negocjacjach z dostawcą z Azji, który jak się okazało posiadał stok konsygnacyjny we Francji, niedaleko Paryża. W związku z tym, że były to części wolno rotujące, jednocześnie elektronika, to ich lead time (czas realizacji zamówienia) był bardzo wysoki. Ustalając za bardzo rozsądną stawkę utrzymanie stoku jednej palety we Francji, nasza firma była zabezpieczona na wypadek wzrostu zamówień, przy jednoczesnej redukcji kosztów zamówień komponentów w bardzo dużych ilościach.

mitsmr.pl

Chciałbym aby oszczędzanie na pracownikach rozważać na samym końcu w naszej analizie. W moim przekonaniu radykalne redukcje etatów, oraz drastyczne cięcia wydatków na szkolenia i rozwój pracowników bardzo szybko przyniosą całkowicie odwrotny efekt.

Zdemotywowany pracownik to początek problemów organizacji. Przestaje być produktywny i szybko spada zaangażowanie w wykonywanie codziennych zadań.

Czas niższych zamówień, czy kryzysów warto zagospodarować szkoleniami, które zaraz po powrocie do lepszej koniunktury przyniosą bardzo pozytywne i oczekiwane efekty.  Szkolenia w dobie kryzysu można finansować z dotacji. Polecam taką formę pozyskiwania środków na rozwój pracowników w organizacjach. Na rynku jest sporo firm, doradców którzy pomogą takie dotacje sprawnie uzyskać.

Jeśli stajemy przed obliczem negocjacji z pracownikiem w ramach rocznej rewizji wynagrodzeń, trzeba to dobrze przeanalizować. Strata doświadczonego pracownika ze względu na opór w podniesieniu (oczywiście rozsądnie) wynagrodzenia, często daje w efekcie początek wyższym wydatkom na pozyskanie nowego z rynku, po wyższej stawce.

Starajmy się również nie dokładać wielu obowiązków naszym pracownikom, zwiększenie ilości codziennych zadań, również szybko kończy się tym, że zespół staje się zdemotywowany. W efekcie mamy niższą produktywność i wyższe koszty prowadzenia działalności operacyjnej.

Należy postarać się również o dobrą atmosferę w zespole, w trudnych chwilach dla organizacji, nerwy, presja i brak komunikacji powoduje że pracownicy tracą zaufanie do przełożonego, a ostatecznie mogą chcieć zmienić pracodawcę.

Podsumowując ten krótki i bardzo osobisty pogląd na kryzys i oszczędności w organizacjach produkcyjnych, trzeba skupić się na czymś co nazywa się – zdolność organizacji do zwalczania kryzysów we wczesnej fazie.

Jestem przekonany, że wczesna analiza symptomów pozwoli skutecznie zaplanować redukcję kosztów wytwarzania i nie odbije się to w pierwszym secie na pracownikach firmy.
Zachęcam do analizowania potencjałów i ryzyka, mocnych stron i słabych – zgodnie z procesem.