W dzisiejszym wygodnym świecie ciągłe doskonalenie siebie i wdrażanie dobrych nawyków  jest kluczem do sukcesu zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Filozofia KAIZEN, której korzenie sięgają Japonii, to strategia oparta na ciągłym wprowadzaniu drobnych, lecz regularnych usprawnień. W tym artykule opiszę, jak firmy produkcyjne mogą wykorzystać KAIZEN do poprawiania procesów i doskonalenia się w każdym obszarze, a także jak małe kroki doskonalące zmieniają codzienne życie.

Kaizen to termin pochodzący z języka japońskiego, który dosłownie oznacza „zmiana na lepsze” – „Kai” to zmiana, a „Zen” to coś dobrego, doskonałego. Filozofia Kaizen skupia się na ciągłym doskonaleniu w każdym aspekcie życia i wykonywania obowiązków zawodowych. Jest to podejście, które zakłada, że żadna zmiana nie jest zbyt mała, jeśli prowadzi do poprawy.

W odróżnieniu od wielkich, jednorazowych zrywów transformacyjnych (rewolucji), Kaizen opiera się na systematycznym wdrażaniu małych usprawnień, które w dłuższej perspektywie przynoszą ogromne korzyści. Ta metoda działa w oparciu o zaangażowanie każdego pracownika organizacji – od pracowników produkcji po kierownictwo czy zarząd – aby wspólnie poszukiwać sposobów na poprawę procesów, redukcję marnotrawstwa i zwiększenie efektywności. Trzeba przy tym pamiętać, że KAIZEN w szczególności skupia się na wspieraniu osiągania oczekiwanej dla klienta i procesów jakości TQC (Total Quality Control).

Kaizen wywodzi się z japońskiej kultury pracy i został rozwinięty w latach 50. XX wieku, w dużej mierze dzięki działaniom takich ekspertów jak Shigeo Shingo i Taiichi Ohno (zdjęcie poniżej), którzy opracowali system produkcyjny Toyoty (Toyota Production System, TPS). Dużą rolę w popularyzacji Kaizen w świecie zachodnim odegrał Masaki Imai, założyciel Kaizen Institute.

Taiichi Ohno qad.com

Jednym z pierwszych sukcesów Kaizen była Toyota – firma, która stosując ciągłe doskonalenie przekształciła się w globalnego lidera produkcji. Stosując podejście ciągłego doskonalenia Toyota wykształciła zdolność do eliminacji marnotrawstwa na każdym etapie przetwarzania, skróciła czas produkcji wyrobów gotowych oraz poprawiła jakość swoich produktów. Wkrótce Kaizen zdobył uznanie w innych branżach nie tylko w Japonii, ale w całym świecie biznesu.

Dziś Kaizen jest stosowany przez korporacje o zasięgu globalnym, ale również przez małe przedsiębiorstwa, od przemysłu motoryzacyjnego, przez lotniczy, aż po sektor usługowy. Stał się również inspiracją dla metodologii Lean i Six Sigma.

Jednym z najważniejszych elementów filozofii Kaizen jest zasada „małych kroków”. W odróżnieniu od podejścia opartego na rewolucyjnych zmianach, Kaizen promuje wdrażanie drobnych, systematycznych usprawnień, które są łatwe do wprowadzenia, a jednocześnie przynoszą oczekiwane efekty. Warto przy tym podkreślić, że stosowanie Kaizen często jest bez kosztowe, lub o minimalnym wkładzie finansowym.  

1. Niski próg wejścia: Małe zmiany są łatwiejsze do zaakceptowania przez pracowników i nie budzą oporu. Kto z Was zarządzających produkcją nie spotkał się z oporem pracowników przed zmianami?
2. Systematyczność: Regularne wprowadzanie usprawnień tworzy kulturę ciągłego doskonalenia. Gdy wypracujemy już regularność w stosowaniu drobnych Kaizen, zespół zaczyna działać bardziej autonomicznie w tym obszarze.
3. Szybkie efekty: Nawet drobne usprawnienia mogą od razu przynieść korzyści, co bardzo motywuje do dalszych działań pracowników. Jest również wodą na młyn zmiany „mindset” (sposób myślenia).
4. Redukcja ryzyka: Małe zmiany są mniej ryzykowne i łatwiejsze do poprawienia w przypadku pomyłek. Ma to duże znaczenie, bo nie jest mądrze wydać kilkaset tys. PLN na nieudany proces automatyzacji.

Przykładem zastosowania zasady małych kroków może być zmiana organizacji stanowiska pracy, gdzie pracownicy produkcji wspólnie wypracowują standard zgodny z 5S. Zamiast rewolucyjnych zmian, pracownicy dokonują drobnych usprawnień, takich jak wyznaczenie miejsca na narzędzia, montują wieszaki czy podajniki. Dzięki temu w krótkim czasie można osiągnąć widoczne efekty. Często takie drobne zmiany są punktem zwrotnym w nastawieniu pracowników do doskonalenia.

Małe kroki pozwalają na budowanie długoterminowych nawyków, co sprawia, że osiągnięte efekty są trwałe. Przykładowo, poprawa procesu produkcyjnego poprzez eliminację zbędnych czynności (muda) skutkuje nie tylko chwilową oszczędnością czasu, ale może przyczynić się do stworzenia standardu, który staje się nową normą pracy. W efekcie można uzyskać kilka sztuk produktów dziennie, co w skali roku daje bardzo duży uzysk. James Clear w książce „Atomowe Nawyki. Drobne zmiany, niezwykłe efekty”, wskazuje na ten sam benefit ze stosowania drobnych kroków w przód. Pisze „Oddajmy głos matematyce: jeśli potrafisz poprawić się o 1% dziennie przez rok, to na koniec będziesz 37 razy lepszy względem poziomu, z którego zaczynałeś”

Filozofia Kaizen udowadnia, że sukces to nie wielkie kroki, lecz wytrwałość w systematycznym dążeniu do doskonałości. Osobiście mam bardzo duży respekt do stosowania podejścia małymi krokami w życiu prywatnym, gdzie uzyskuje się również wielkie efekty. Moim ulubionym przykładem z życia jest moment, gdy rozpocząłem swoją przygodę z Brazylijskim Jiu-Jitsu. Początki były tragiczne, po około 2 latach promocja na niebieski pas, uczestnictwa w zawodach. W efekcie wiele lat treningów oraz zdobycie pasa purpurowego pokazało, że godziny treningów, brak wymówek i ciężka praca przyniosły efekty. Kolejnym świetnym przykładem jest gra na gitarze. Pierwsze łapane akordy [nie brzmiały w ogóle, jednak po tygodniach ćwiczeń i setkach godzin prób ze znajomymi pokazały, że można grać idealnie z taktometrem.

Małe zmiany, wielki wpływ – przykład:

Usprawnienie stanowiska pracy i przepływu materiałów

Firma z branży automotive. Dostawca bezpośrednio do OEM, zajmujący się produkcją elementów do ogrzewania samochodów. Jedna z linii przedmontażu produkowała w znacznie szybszym cyklu półprodukty dla kilku linii produkcyjnych, gdzie był wytwarzany wyrób gotowy. Niestety często dla linii końcowej okazywało się, że brakuje tych półproduktów, a powodem był brak planowania produkcji na tych stacjach.

Problem z planowaniem został adresowany do Menedżera Produkcji, natomiast pracownicy wraz z Kierownikiem Zmiany wypracowali system Kanban wizualny, który polegał na utrzymywaniu każdego z półproduktów na poziomie 2 pełnych wózków po 40 tacek. Ustawione były na wyznaczonej strefie na posadzce, gdzie na pierwszy rzut oka można było stwierdzić którego z półproduktów brakuje. To był moment, który determinował przezbrojenie na stacji przedmontażu.

Analiza problemu

W ramach inicjatywy Kaizen zorganizowano spotkanie zespołu składającego się z operatorów linii, kierownika zmiany i specjalisty CI. Zespół zdecydował o wykorzystaniu kilku narzędzi ze swojego arsenału:

• Obserwacja Gemba: zespół spędził czas na linii, analizując sposób pracy operatorów i przepływ materiałów.
• Metoda 5 Why: zidentyfikowano główne przyczyny problemów, takie jak brak systemu zamawiania półproduktów z obszaru przedmontażu. Nie był to obszar planowany przez dział planowania produkcji.

Plan działania

Na podstawie analizy opracowano plan wprowadzenia małych, systematycznych zmian:

1. Organizacja miejsca pracy zgodnie z ustaleniami:
• Przygotowanie stanowisk na wózki z półproduktami różnych typów
• Stanowiska opisano numerami komponentów i ustalono kolorystykę dla wywołania zamówienia ze stacji przedmontażu
2. Modyfikacja układu stanowisk:
• Przearanżowano stanowisko pracy, tak aby tacki z półproduktami mogły być natychmiast układane na dedykowane wózki.
3. Usprawnienie przepływu materiałów:
• Wprowadzono system Kanban wizualny, aby kontrolować poziom zapasów na stanowisku i zapobiec nadmiernemu gromadzeniu części. Kanbanem była strefa wyklejona na posadzce, w zasadzie puste miejsce.
• Zastosowano więcej wózków transportowych, które usprawniły dostarczanie materiałów z obszaru przedmontażu na supermarket.
4. Standaryzacja i szkolenie:
• Stworzono instrukcje dla nowego systemu przepływu materiału.
• Przeprowadzono szkolenie dla operatorów.

Efekty wprowadzenia Kaizen Event  

Po wdrożeniu zmian firma odnotowała:

• Redukcja postojów linii montażowych z powodu braku części z przedmontażu o 80%.
• Poprawę ergonomii: po dodaniu dedykowanych wózków i stolika na tackę z półproduktem, operatorzy wykonywali mniej zbędnych ruchów, co zmniejszyło ich zmęczenie.
• Zaangażowanie zespołu: pracownicy zauważyli realne korzyści i zaczęli zgłaszać własne pomysły na dalsze usprawnienia.

Wnioski i dalsze kroki

Działania Kaizen pokazały, że firma nie musi inwestować w dodatkowe narzędzia do planowania osobno przedmontaży. Nie było konieczności dodawania obowiązków pracownikom planowania produkcji, którzy i tak mieli sporo pracy. Stworzono supermarket, który był punktem zwrotnym w podejściu do systemu pull. Stworzono system Kanbanowy dla tych stanowisk całkowicie bezkosztowo. Działania te spowodowały wzrost zaangażowania pracowników w drobne i ciągłe doskonalenie.

Ten przykład ilustruje, jak filozofia Kaizen, z naciskiem na małe kroki i zaangażowanie pracowników, może prowadzić do trwałych i wymiernych efektów w produkcji.

Kanban na posadzce – przykład.  creativesafetysupply.com

Kaizen odgrywa kluczową rolę w budowaniu kultury ciągłego doskonalenia w organizacji.  Bywa, że, organizacje tworzą interdyscyplinarne grupy pracowników, które współpracują, aby identyfikować problemy, opracowywać usprawnienia i wdrażać zmiany w procesach. Ich skuteczność opiera się na regularnych spotkaniach, które stanowią fundament do wymiany pomysłów i podejmowania działań. W niektórych firmach te regularne spotkania na obszarach wymagających poprawy nazywane są Kaizen Event (Spotkanie Kaizen). W innych firmach takie wydarzenia nazywane są Jishuken (z Japońskiego: Jishuken to budowanie pewności siebie)

Kluczowe zadania zespołów Kaizen

1. Identyfikacja problemów:
   Zespoły analizują bieżące procesy, szukając obszarów, które można poprawić – np. eliminacji marnotrawstwa, skrócenia czasu cyklu czy poprawy ergonomii i bezpieczeństwa stanowisk pracy.
2. Zgłaszanie pomysłów:
   Dzięki różnorodnym perspektywom członkowie zespołu mogą opracować kreatywne rozwiązania, które często nie są widoczne z poziomu kierownictwa.
3. Wdrażanie zmian:
   Zespół nie tylko proponuje, ale także aktywnie uczestniczy w testowaniu i wdrażaniu usprawnień, co zwiększa skuteczność i akceptację nowych rozwiązań przez pracowników.
4. Monitorowanie efektów:
   Po wdrożeniu zmian zespół Kaizen śledzi wyniki, aby upewnić się, że poprawa została osiągnięta i jest trwała.
5. Tworzenie standardów:
   Etapem potwierdzającym poprawę, jest stworzenie nowego standardu pracy dla danego obszaru/stanowiska.

Przebieg przykładowego spotkania zespołów Kaizen

1. Przygotowanie:
• Analiza danych i informacji dotyczących bieżących problemów (np. wyników jakości, raportów z produkcji, audytów 5S/LPA).
• Wstępna selekcja tematów do omówienia.
2. Spotkanie:
• Lider spotkania otwiera raport A3 i moderuje przebieg procesu rozwiązywania problemu (jeśli wymagane)
• W tym miejscu polecam artykuł o rozwiązywaniu problemów z wykorzystaniem raportów A3, z którego dowiecie się jak krok po kroku przejść przez proces analizy i rozwiązania problemu z wykorzystaniem tej metody.
3. Realizacja:
• Wdrażanie zaplanowanych zmian w małych krokach (eksperymentowanie, testy).
• Dokumentowanie efektów w odpowiednim miejscu na raporcie A3
4. Podsumowanie:
• Ocena rezultatów.
• Decyzja o wdrożeniu na szerszą skalę lub modyfikacji rozwiązania.
• Motywowanie pracowników do zgłaszania pomysłów i usprawnień.
• Celebracja sukcesu – jeśli możliwe spotkanie z uczestnikami i pracownikami danego obszaru.

Wprowadzenie warsztatów Kaizen dla zespołów

Warsztaty Kaizen to doskonała okazja do wprowadzenia pracowników w podejście zgodne z ciągłym doskonaleniem. Celem warsztatów jest uświadomienie zespołowi, jak małe zmiany, realizowane na bieżąco, mogą prowadzić do dużych usprawnień. Nie zapominajmy, że poza zespołem wspierającym (Lean/CI Specjalista, Kierownik Obszaru, Inż. Jakości, Inż. Produkcji etc.) w warsztatach powinni uczestniczyć pracownicy danego obszaru lub linii produkcyjnej. To właśnie Oni powinni generować pomysły na poprawę warunków pracy, poprawę wydajności czy usprawnienia związane z maszynami. Cały efekt zaczyna się wtedy, gdy pracownicy widzą sens w drobnym doskonaleniu. Bez nich to co wypracuje się na warsztatach często spotyka się z oporem do wdrożenia.   

System sugestii pracowniczych

Narzędziem wspierającym filozofię Kaizen niewątpliwie są systemy zbierania i wdrażania sugestii pracowniczych. Nie są może one tak efektywne w budowaniu kultury ciągłego doskonalenia, ale umożliwiają zgłaszanie pomysłów zawsze, nie tylko w czasie warsztatów. Jeśli firma jest gotowa na wdrożenie systemu, to jest to bardzo dobry krok do przodu. Pamiętać trzeba jednak o tym, że sugestie te muszą być weryfikowane, wdrażane i oceniane, a to wymaga nakładu czasu osób nadzorujących.

Pamiętaj, że Kaizen to nie tylko system zgłaszania pomysłów dla pracowników. Taki system to jedynie formalizacja zbierania i nadzorowania pomysłów. Kaizen to zmiana podejścia do doskonalenia w organizacji. Narzędzia, takie jak tablice wizualne, raporty dzienne czy usprawnienia na linii produkcyjnej, pomagają w codziennym doskonaleniu procesów. Tablice wizualne ułatwiają komunikację i monitorowanie postępów, a raporty dzienne pomagają w identyfikacji problemów i podejmowaniu szybkich działań. Usprawnienia na linii produkcyjnej mogą obejmować zmiany w organizacji pracy, które prowadzą do zwiększenia efektywności i redukcji marnotrawstwa. Zatem wszystko co usprawniasz, doskonalisz jest podejściem Kaizen.

Kaizen AI

Wykorzystanie AI (sztucznej inteligencji) w dzisiejszych czasach również można potraktować jako doskonalenie. Jednak ważne, aby było to poparte potrzebą biznesową. Dla przykładu, zamiast tracić czas na wielogodzinne sesje przy komputerze, wykorzystaj narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak ChatGPT, które mogą wspierać w szybkim rozwiązywaniu problemów, generowaniu raportów czy automatyzowaniu powtarzalnych zadań. To oszczędność czasu i większa efektywność w codziennych obowiązkach. Dzisiaj inżynier zamiast godzinami siedzieć przy komputerze tworząc dokumentację, instrukcje, mógłby ten czas poświecić na pracę bezpośrednio w procesach, czego z pewnością AI za niego nie zrobi.

Menedżerowie powinni wspierać kulturę Kaizen poprzez promowanie ciągłego doskonalenia, angażowanie zespołów w identyfikację problemów i usprawnień, oraz organizowanie warsztatów i szkoleń Kaizen. Ważne jest także zapewnienie zasobów do wdrażania usprawnień oraz regularne monitorowanie efektów zmian. Pamiętaj, że przykład idzie z góry, a siła z dołu. Nie pozwól, aby potencjał, który masz w zespołach pozostał niewykorzystany przez twój brak zaangażowania.

Liderzy powinni tworzyć środowisko, w którym pracownicy czują się swobodnie dzieląc pomysłami na poprawę procesów. Celebracja nawet najmniejszych sukcesów motywuje do dalszych działań i wzmacnia zaangażowanie w kulturę Kaizen. Regularne uznanie osiągnięć sprzyja budowaniu pozytywnej atmosfery i współpracy w zespole. Myśląc o celebracji, pamiętaj, że krótkie spotkanie i proste dziękuję oraz uścisk ręki jest czymś bardzo budującym. Nie masz możliwości nagradzania za pomysły, wykorzystaj siłę spotkania, wyróżnienia, docenienia na forum zespołu.

Kaizen to filozofia, która może wspierać codzienne życie, przynosząc małe, ale istotne usprawnienia w różnych aspektach. Można ją stosować zarówno w organizacji przestrzeni, jak i w pracy zdalnej czy budowaniu nawyków. Klucz to zaczynać od drobnych zmian i systematycznie je rozwijać.

Organizacja garażu lub przestrzeni domowej

Kaizen pomaga utrzymać porządek i efektywność w domowych przestrzeniach. Zasady 5S można wykorzystać np. w garażu:

• Zastosowanie regałów z opisami pojemników w garażu ułatwia znajdywanie drobnych przedmiotów
• Wieszaki na większy sprzęt np.: na narty, rowery, sprzęt wędkarski czy narzędzia ogrodowe, pozwoli uzyskać więcej przestrzeni na posadzce w garażu
• Przenośne oświetlenie na magnes pozwoli na większą mobilność podczas majsterkowania
• Mała tablica suchościeralna z zapisami czego brakuje w narzędziach lub z planami prac, ułatwi organizację pracy i szybsze wykonywanie zadań

Efekt? Garaż staje się bardziej funkcjonalny, odzyskujemy przestrzeń i stwarzamy sobie bezpieczne warunki pracy. Podobne działania doskonalące można przeprowadzić w każdym pomieszczeniu w domu. Bo niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie ma takiego miejsca w domu, gdzie skład wygląda jak pobojowisko ;).

tmy.pl/smartblog

Doskonalenie pracy zdalnej

Pracując zdalnie, Kaizen można wprowadzać w organizację miejsca pracy i harmonogramu.

• Optymalizuj swoje biurko, dbając o ergonomię i eliminując rozpraszacze.
• Regularnie oceniaj narzędzia, których używasz – czy są najwygodniejsze i najskuteczniejsze?
• Stopniowo udoskonalaj harmonogram pracy, wprowadzając np. bloki czasowe na skupienie i krótkie przerwy na regenerację.

Małe zmiany w przestrzeni i rutynie mogą znacząco podnieść efektywność i komfort pracy.

Zdrowe nawyki:

• Rozpocznij od prostych działań, np. wypijanie szklanki wody rano lub krótka rozgrzewka po przebudzeniu, ale codziennie 😉
• Stopniowo zwiększaj liczbę zdrowych nawyków, np. wprowadzaj regularne posiłki i więcej ruchu w ciągu dnia, np.: 10 tys. kroków

Planowanie dnia:

• Wieczorem zapisuj trzy priorytety na kolejny dzień.
• Monitoruj swoje postępy i zastanawiaj się, co można usprawnić w zarządzaniu czasem.
• Jeśli nie masz możliwości powieszenia małej tablicy – planuj w notesie lub w telefonie.
• Zaplanuj czas spędzany z rodziną, nie wykonuj przy tym niczego innego

Budowanie relacji:

• Zaczynaj od prostych działań, takich jak wysyłanie miłych wiadomości bliskim lub organizowanie wspólnych aktywności.
• Regularnie zastanawiaj się, jak możesz lepiej wspierać ludzi w swoim otoczeniu i wdrażaj drobne zmiany w komunikacji.

Dzięki filozofii Kaizen codzienne obowiązki stają się bardziej uporządkowane, a my sami – bardziej efektywni i zadowoleni z małych, systematycznych osiągnięć.

Osobiście miałem to szczęście pracować w Toyocie oraz przebywać w japońskich fabrykach, gdzie podejście Kaizen jest elementem kultury. Aby lepiej poznać, jak działa w biznesie oraz w życiu prywatnym to perfekcyjne podejście do doskonalenia, polecam film” Jiro Dreams of Sushi” (Jiro śni o sushi).

Kaizen to filozofia, która opiera się na ciągłym doskonaleniu, a nie na jednorazowych inicjatywach. To styl myślenia i działania, który zachęca do wprowadzania drobnych, ale systematycznych zmian, które mają znaczący wpływ na długoterminowy sukces firmy oraz zadowolenie pracowników. Dzięki Kaizen, organizacje stają się bardziej elastyczne, a pracownicy zaangażowani w rozwój.

Kaizen pokazuje, że wielkie zmiany zaczynają się od małych kroków. Każda, nawet najmniejsza poprawa, ma wartość – zarówno na poziomie wyników firmy, jak i jakości życia pracowników. Kluczem do sukcesu jest konsekwencja, otwartość na rozwój i gotowość do ciągłego doskonalenia, szczególnie w tych trudnych dla produkcji czasach.