W świecie produkcji, inżynierii i zarządzania czas to rzadki surowiec – droższy niż stal, bardziej lotny niż hel. Zmienność priorytetów, niekończące się „quick update’y” i e-maile z tematem „WAŻNE” (pisanym oczywiście Caps Lockiem) tworzą wrażenie, że wszystko jest ważne. Ale chwila – jeśli wszystko jest ważne, to czy cokolwiek jeszcze naprawdę jest?

W tym informacyjnym tsunami bardzo łatwo zamienić się w poganiacza zadań – człowieka, który ciągle coś robi, ale nigdy nie wie, czy to miało sens. I tu pojawia się brzytwa, którą warto sobie przyłożyć do harmonogramu: priorytetyzacja.

Bo skuteczność menedżera nie polega na robieniu wszystkiego, tylko na robieniu rzeczy, które robić warto. Resztę? Cóż – przy dobrym układzie niech robią systemy, zespoły, roboty… albo niech nie robi tego nikt.

Tak, dobrze czytasz. Celem nie jest wieczny sprint wśród krzyczących tasków. Celem jest nudna fabryka, w której wszystko płynie jak należy: klient zamawia – plan reaguje – produkcja wytwarza – jakość zatwierdza – logistyka wysyła – a ty masz chwilę, by… pomyśleć. Pamiętam jak dziś, gdy moim szefem był Marcin i wybrzmiało to pierwszy raz na spotkaniu. “Nudna fabryka”, to cel pośredni do którego zapragnąłem podążać. 

Tylko do tej nudy dochodzi się poprzez bardzo świadome odpuszczanie. Nie każde zadanie zasługuje na twoje „dzisiaj”. A już na pewno nie każde zasługuje na twój czas w tej chwili.

Dlaczego priorytetyzacja to nie luksus, tylko konieczność?

W firmach produkcyjnych codziennie podejmujemy dziesiątki decyzji: co wdrożyć, co odpuścić, co przełożyć, gdzie przesunąć zasoby, czy na co wydać kasę. Bez jasnych kryteriów łatwo popaść w chaos zarządzania. Często reagujemy na to, co pilne – zamiast koncentrować się na tym, co naprawdę ważne. A przecież nie każde „na już” ma strategiczne znaczenie.

Zła priorytetyzacja skutkuje:

• rozproszeniem uwagi i energii,
• przeciążeniem zespołów, no i oczywiście Ciebie,
• odwlekaniem kluczowych decyzji,
• frustracją i wypaleniem.

Personal Kanban – zobacz, ile naprawdę robisz

Personal Kanban to system wizualny, który pozwala zobaczyć cały strumień pracy na jednej tablicy. Najprostsza wersja składa się z trzech kolumn: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione.

Kluczowa zasada: limit WIP – czyli ograniczenie liczby zadań w toku. Dzięki temu unikasz rozpraszania i skupiasz się na dokańczaniu zadań, nie tylko zaczynaniu. Kiedyś przeczytałem, że powinno się wypisać 20-30 zadań i pozostawić zaledwie 3-4, a resztę usunąć z tej tablicy. W moim wypadku to się zgadza. Zbyt dużo na raz do wykonania, kończy się tym, że nie wszystko jest wykonane, lub obniżeniem jakości wykonywanych zadań. 

pl.freepik.com

Przykład z produkcji:
Inżynier procesu, który każdego dnia dostaje nowe zgłoszenia z produkcji, może wrzucać je do kolumny „Do zrobienia”, ale pracować maksymalnie nad dwoma na raz – to wymusza jego skupienie na dokładnej analizie zadania i wykonanie go w sposób jakiego oczekujemy.

Macierz Eisenhowera – oddziel ważne od pilnych

Pilność to nie to samo co ważność. Macierz Eisenhowera pomaga odsiać prawdziwe priorytety od mniej istotnych na teraz zadań. Dwuwymiarowa macierz, w której każdemu zadaniu przypisujesz:

• pilność (czy wymaga szybkiej reakcji),
• ważność (czy ma wpływ na cele długoterminowe).

Cztery ćwiartki:

1. Pilne i ważne – zrób natychmiast.
2. Ważne, ale niepilne – zaplanuj.
3. Pilne, ale nieważne – deleguj.
4. Niepilne i nieważne – usuń.

Macierz Eisenhowera – opracowanie zgodniezprocesem.pl

Przykład:
Zgłoszenie o braku śrubek na linii = pilne, ale być może nieważne dla ciebie jako szefa działu – delegujesz.
Spotkanie strategiczne o reorganizacji layoutu = ważne, ale niepilne – planujesz z wyprzedzeniem.  Decyzje o wstępnej analizie kandydatów do zatrudnienia na stanowisko inżyniera = pilne i ważne. Zajmujesz się tym natychmiast, aby nie opóźnić rekrutacji, lub nie stracić kandydata. 

Reguła Pareto (80/20) – znajdź kluczowe 20%

W praktyce 20% zadań generuje 80% efektów. Jeśli masz listę 10 zadań, to 2 z nich prawdopodobnie mają największy wpływ na wynik. Przecież Vilfredo Pareto nie mógł się mylić. Dzisiaj bywa, że te proporcje nam się delikatnie przesuwają, niemniej z 10 zadań z pewnością 2 będą miały znaczenie strategiczne dla wyników. Reszta pozostaje na marginesie, choć również mogą być pilne. 

cgmarketing.pl

Jak wykorzystać w praktyce?
Zanim zaczniesz dzień – zidentyfikuj działania o największym potencjale wpływu. Resztę możesz zaplanować na później lub delegować.

Przykład:
Analizując defekty na spotkaniu jakościowym, zajmij się tymi, które generują najwięcej strat finansowych lub reklamacji u klienta. Prawdopodobnie największa ilość defektów, które są chroniczne poprawiasz natychmiast i nie powodują problemów u klientów. Moje doświadczenie pokazuje, że 20 % defektów generuje 80% kosztów z tytułu problemów jakościowych.

Metoda Ivy Lee – prosta lista bez chaosu

Wieczorem zapisujesz 6 najważniejszych zadań na kolejny dzień. Rano zaczynasz od pierwszego i realizujesz je po kolei, nie przeskakując. Brzmi banalnie? W wielu przypadkach działa lepiej niż rozbudowane systemy – bo wymusza decyzje i redukuje przeciążenie poznawcze.

Metoda Ivy Lee – opracowanie zgodniezprocesem.pl

Przykład:
Ja osobiście bardzo lubię i stosuję nagminnie tę metodę. Ma ona jedną “wadę”, nie da się na niej wpisać 30 zadań. W praktyce mam tych zadań na 2-3 listach po przynajmniej 10-20. Wyciągam według matrycy Eisenhowera po 1-2 najważniejsze i wpisuję na listę około 5-6 zadań. Wykonuję je zgodnie z priorytetami ustalonymi, a jeśli nie skończę, to wrzucam na listę dnia następnego.

Zjedz żabę zanim ona zje ciebie. Czyli jak działa metoda Briana Tracy “Eat the frog”

W świecie przepełnionym taskami, deadline’ami i pękającymi skrzynkami mailowymi, pojawia się on – Brian Tracy. Człowiek, który z poważną miną mówi:
„Zjedz żabę jako pierwszą rzecz dnia”.

Czy to absurd? Trochę.
Czy działa? O, i to jak.

„Żaba” to największe, najważniejsze i najczęściej odwlekane zadanie na twojej liście. To coś, co:

• może cię realnie przesunąć do przodu,
• jest trudne, nieprzyjemne, a czasem wręcz odpychające,
• dlatego… najczęściej wolisz się nim nie zajmować.

Tymczasem Tracy mówi: zrób to jako pierwsze. Bez scrollowania LinkedIna, bez zaglądania do Excela, bez 15 minut na „rozruch przy kawce”. Po prostu siadasz i zjadasz. A potem… ulga.
Dlaczego to działa? Bo twój dzień to walka energii z pokusą.
A rano masz jeszcze wolę walki.

Jeśli zrobisz najtrudniejszą rzecz od razu: 

• pozbywasz się napięcia,
• masz uczucie zwycięstwa od samego rana,
• reszta dnia wydaje się śmiesznie łatwa,
• nikt ci już tej satysfakcji nie odbierze.

Spróbuj a zobaczysz jakiego kopa daje metoda “eat the frog”.

Metoda “Zjedz tę żabę” – opracowanie zgodniezprocesem.pl

Jak wykorzystać w praktyce?

1. Zidentyfikuj swoją żabę
   Spośród wszystkich zadań – co najbardziej odkładasz? Co jednocześnie jest najważniejsze?
   Voilà. Twoja żaba.
2. Nie kombinuj – zrób to pierwsze
   Tak, wiesz, że masz też spotkanie o 10:00 i trzeba coś odkliknąć w SAP-ie. Ale przed tym: żaba.
   Minimum 30 minut skupienia.
   Bonus: wyciszony telefon i zamknięta skrzynka mailowa.
3. Powtarzaj codziennie
   Niestety żaby szybko się rozmnażają, a z niezauważonej kijanki szybko wyrośnie rasowy problem. Działaj regularnie. Dyscyplina kluczem do sukcesu.

Co jeszcze warto wiedzieć o tej metodzie?

Nie chodzi o perfekcję. Chodzi o progres i dyscyplinę. Żaba może być strategiczna: np. trudna rozmowa z klientem, prezentacja dla zarządu, planowanie budżetu na kolejny rok. Największy wróg? Zamiana żaby na pasztecik. Czyli robienie łatwych rzeczy, żeby tylko nie tknąć tej właściwej. Metoda „Eat That Frog” nie zrobi z ciebie superbohatera. Ale sprawi, że ty zrobisz coś, co odwlekałeś od tygodni.
A potem masz wolność – i czysty kalendarz. Bo to nie dzień się wali. To my się rozpraszamy.
A porządna żaba na śniadanie? To taki menedżerski green smoothie – niezbyt apetyczne, ale działa.

Zespół, który codziennie słyszy: „to jest teraz najważniejsze”, bardzo szybko przestaje wierzyć w jakiekolwiek priorytety. W efekcie:

• ludzie gaszą pożary, nie budują wartości,
• ważne zadania nie są dokańczane,
• cierpi jakość i morale.

Dlatego jako lider musisz nie tylko ustalać priorytety, ale też komunikować je spójnie i jasno. Najlepiej w sposób wizualny – np. wspólna tablica Kanban dla zespołu lub dashboard priorytetów tygodnia. 

Oto prosty schemat, który możesz wdrożyć w swoim zespole:

1. Codzienny przegląd priorytetów (np. 10 minut rano) – co naprawdę MUSI się dziś wydarzyć?
2. Oznaczanie zadań wg ważności (kolory, liczby, kody) – niech każdy wie, co ma priorytet.
3. Praca w limitach WIP – nie więcej niż 2–3 aktywne zadania na osobę.
4. Tygodniowe podsumowania – co zostało zrealizowane, a co przesunięte? Dlaczego?
5. Każdy z pracowników i zespołów musi mieć jakiś % swojego dnia pracy na “gaszenie pożarów” – mi się sprawdzało 20% z dnia na “firefighting” oraz przebywanie na obszarze czy innych dodatkowych zajęciach. 

Wypróbuj i dopasuj do swoich potrzeb. Pamiętaj, że narzędzia i metody są dla ciebie, nie odwrotnie.

Priorytetyzacja to nie kwestia narzędzi – to sposób myślenia. Dopiero, gdy nauczysz się odpuszczać zadania mniej ważne, zaczniesz naprawdę osiągać wyniki. Produkcja i biznes to maraton, nie sprint. A skuteczność lidera mierzy się nie tym, ile zrobił, tylko co zrobił najlepiej.

Pro tip: Chcesz zacząć od razu? Stwórz prostą tablicę Kanban (nawet na kartkach) z trzema kolumnami: „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione” i zacznij pracować w limitach.
Jeśli chciałbyś jednak, aby zespół zgodniezprocesem.pl pomógł w projektowaniu dogodnego systemu dla Twojego zespołu, napisz do nas.