W pracy związanej z procesami wytwórczymi, logistycznymi usługowymi czy nawet w codziennych prywatnych zadaniach, często pojawiają się przeszkody, które nagle wywracają nasz plan działania do góry nogami.

Byłem i niestety nadal jestem częstym świadkiem takich zdarzeń, które są przyczyną albo podjęcia złej decyzji lub całkowitego odstąpienia od wykonywania zadania. Efekt jest taki, że zadanie zostaje źle wykonane lub ze zbyt wysokimi nakładami. Zdarza się również, że pod wpływem paniki i chaosu podejmujemy złe decyzje.

W tym artykule przedstawiam moje doświadczenie związane z analizą ryzyka „tu i teraz”, zarówno dla dużych projektów, jak i małych szybkich „akcji” w codziennej pracy na produkcji.  Przedstawię kilka szybkich i skutecznych metod analizy ryzyka, jednak kluczowe zawsze jest to, aby taka analiza odbywała się na tzw. GEMBIE, czyli w miejscu, gdzie realizowany jest proces i powstają problemy.

Jedną z zasad, której uczyłem się w pierwszych tygodniach pracy w Toyota, jest zasada „3 x Z”. Definicja jest bardzo prosta i odnosi się do pracownika produkcji, który – pracując na linii produkcyjnej – napotka problem z montażem, obróbką czy procesem samym w sobie. Jak to wygląda w praktyce? Stosowanie jest banalne, ale przynosi dobre efekty, poprzez eliminację ryzyka pojawienia się nieprawidłowości. Pracownik, gdy zauważy problem, musi reagować natychmiast:

• Zatrzymaj – zatrzymuje linie produkcyjną, maszynę, proces. Zatrzymanie uniemożliwi powstawaniu kolejnych błędów pojawiających się w procesie lub uszkodzeń maszyny.
• Zawołaj – używając andona wzywa się osobę, która nadzoruje obszar produkcji. Najczęściej jest to Lider obszaru, Kierownik zmiany, Technik etc. Niewezwanie osoby decyzyjnej lub wsparcia często skutkuje powstaniem większej ilości błędów, a także wydłużenie postoju maszyny, linii produkcyjnej.
• Zaczekaj – jest to kluczowy punkt. Jeśli pracownik, po zatrzymaniu i poinformowaniu osoby wspierającej, nadal wykonuje proces – jak w przypadku poprzednich „Z” – może się to skończyć eskalacją problemu, defektów, uszkodzenia maszyny.

Zatem jak widać zasada jest banalnie prosta i niezwykle łatwa do wdrożenia, ale czy na pewno? Tego typu proste techniki często przysparzają sporo trudności podczas wdrożenia i próby ich zakorzenienia w organizacjach. Moje doświadczenie mówi, że pracownicy produkcji reklamują brak reakcji Liderów, Utrzymania Ruchu, czy osób wspierających. Bardzo pomocna zasada nie będzie działała, gdy nie zadbamy o wsparcie pracowników bezpośrednio produkcyjnych.

Dlaczego wdrożenie i wyszkolenie pracowników produkcji z zasady 3 x Z jest takie ważne? Otóż jest to wstęp do prawidłowej analizy ryzyka, którą trzeba przeprowadzić po przyjściu do źródła problemu. 

Zatrzymanie się, wezwanie wsparcia i  poczekanie na prawidłowe rozwiązanie to podstawa rozwiązywania problemów i eliminacji ryzyka związanego nie tylko z procesami wytwórczymi.

Kluczową i znaną metodą analizy przyczynowo skutkowej jest Diagram Ishikawy. Na zdjęciu poniżej widać wzór diagramu gotowego do zastosowania podczas warsztatów, szybkiej burzy mózgów w miejscu występowaniu problemu. Wzór ten jest przygotowany do analizy 5M + E czyli

• Man – człowiek
• Materiał – materiał
• Machine – Maszyna
• Method – Metoda pracy
• Measurement – system pomiarowy, pomiary – Można zamienić z Management – Kierownictwo
• Environment – środowisko

superinzynier.pl

Osobiście lubię stosować narzędzie w postaci Diagramu Ishikawy, jeśli trzeba to nawet bez całej otoczki w postaci definicji i opisu problemu, aktualnego statusu, czy podobnych rzeczy. Z jakiego powodu właśnie taki surowy diagram i analiza nam się przyda? Jeśli problem wystąpił tu i teraz na procesie, mamy 3 zmianę produkcji, brakuje inżynierów, a my jesteśmy bardziej pewni rozwiązania, to zalecam jednak na kartce papieru, czy na tablicy przy linii rozpisać potencjalne przyczyny i skutki – aby ustrukturyzować sobie to, co omawiamy i wykreślić przyczyny, które już wiemy, iż są nieprawdziwe.

Do wykonania takiej analizy ryzyka potrzebujemy nawet niewielkiego zespołu: lider obszaru, pracownik produkcji, zmianowy kontroler jakości, pracownik utrzymania ruchu. Dodatkowo, jak już wspomniałem, kartka papieru, tablica, długopis, marker i można przystąpić do działania.

Oczywiście, gdy mamy czas i zasoby, zachęcam do otworzenia raportu A3, niemniej w tym artykule chciałbym zaprezentować najszybsze „patenty” na analizę ryzyka w procesach.

Pierwszym narzędziem po wyszkoleniu pracowników z metody 3 X Z (Zatrzymaj, Zawołaj, Zaczekaj), powinna być metoda do analizy problemu/ryzyka 5xWhy? Jest to bardzo prosta szybka i skuteczna metoda do szukania przyczyny źródłowej problemu. Wystarczy do skutku pytać dlaczego wystąpił dany problem. Przeważnie proste problemy procesowe, produkcyjne jesteśmy w stanie rozwiązać stosując właśnie 5 x Why.

Jak zatem zastosować „5 x Dlaczego?” do analizy ryzyka szybko i skutecznie na produkcji?

Wystarczy zamienić poszukiwania przyczyny źródłowej na zapytanie „Dlaczego rozwiązanie X może być ryzykowane dla naszego procesu?

Z pewnością ktoś powie, że narzędzie „5 x Why?” służy jedynie do szukania przyczyny źródłowej. Zgadzam się z tym, ale ponadto skupiamy się nad problemem i go analizujemy, a to wystarczy, aby myśląc nad rozwiązaniem, jednocześnie myśleć o ryzykach zastosowania danego pomysłu. Problem analizujemy zawsze na podstawie liczb, danych, faktów, a nie opinii.

aacb.com

Analiza 5 x Dlaczego może być zastosowana bardzo szybko, bez użycia tablicy, kartek papierów, czy angażowania dużego zespołu. Zalecam jednak zawsze stosować formę pisemną. Można przeprowadzić szybką burzę mózgów, zebrać pomysły i wybrać odpowiednie rozwiązanie. Zespół już 2-3 osoby, myśląc nad rozwiązaniami, samoistnie analizuje potencjalne ryzyka zastosowania takowego.

Poniżej link do filmu o „5xWhy?” z przymrużeniem oka 😉

Dlaczego wspominam w tym artykule narzędzie PFMEA ? Otóż dlatego, że analiza potencjalnych zagrożeń w procesie i jednoczesne wyprzedzanie powstawania błędów, poprzez prewencyjne umieszczenie w procesie zabezpieczeń, jest podstawowym narzędziem inżyniera procesu, czy szefa produkcji.

Więcej o PFMEA znajdziecie w naszych wcześniejszych publikacjach:

PFMEA vol.1

PFMEA vol.2

PFMEA vol.3

Wbrew temu, co czasami można usłyszeć w kuluarach produkcji, PFMEA powinno wykonywać się angażując do tego pracowników produkcji, utrzymanie ruchu czy pracowników logistyki – jeśli konieczne. Jest to analiza, podczas której rozmawiamy bezpośrednio o procesie wytwarzania wraz z osobami które bezpośrednio tworzą wartość dla klienta.
Zatem stworzenie pFMEA wyłącznie z inżynierem procesu, inżynierem jakości czy kierownikiem obszaru, nie będzie w pełni wartościowe i może spotkać się z dezaprobatą ze strony pracowników produkcji.

Zastosowanie rankingu ryzyka (matryca) jest poniekąd wypadową z PFMEA. Taką matrycę można wydrukować i omówić każde z potencjalnych ryzyk w rankingu ryzyka.

Podczas szybkiej analizy ryzyka na produkcji, trzeba zapisać potencjalne ryzyka i skalować je według rankingu. Tablica ta pomoże nam określić, czy prawdopodobieństwo (probablility) vs konsekwencje, oddziaływanie (consequence) daje nam wysoki wynik np.: E4, czy może potencjalne ryzyko X wychodzi na skali na poziomie B3. Naturalnym postepowaniem powinno być rozwiązanie problemu z ryzykiem wysokim lub zastosowanie rozwiązań natychmiastowych o niskim współczynniku RPN (priorytetu ryzyka).

scilife.io

Warto stosować opisane narzędzia bowiem dają wymierne korzyści oraz wpływ na redukcję prawdopodobieństwa wystąpienia błędów w procesie, mniejszej ilości defektów czy reklamacji klientów.

W efekcie mamy niższe koszty wytwarzania, przetwarzania reklamacji, czy łatwiejszy, bezpieczniejszy i szybszy proces wytwarzania.

Wszystko zaczyna się od 3xZ (Zatrzymaj, Zawołaj, Zaczekaj) – pracownik musi być świadomy problemu i zgłosić go – kolejne kroki podejmowane są przez lidera i zespół, ale zawsze wraz z pracownikiem, dając mu poczucie sprawczości.  

Wypracowanie i utrwalenie tych nawyków ma duże przełożenie na poprawę warunków pracy, zadowolenie pracowników, którzy widzą, że menadżerowie oraz działy wspierające interesują się problemami produkcji, a ich zainteresowanie i współpraca są jednym z największych motywatorów dla zespołu.

Pomimo, że analiza ryzyka bywa czasochłonna i niestety czasami mozolna, to zgodnie z powiedzeniem „Im więcej potu na treningu, tym mniej krwi w walce” zachęcam do  stosowania którejkolwiek z powyższych, a korzyści dla wszystkich oraz organizacji będą widoczne niemalże natychmiast.

Zachęcam do działania.