gesrepair.com

Skuteczności szkolenia pracowników metodą TWI (Training Within Industry) nie trzeba nikomu udowadniać. Za sukcesami tej metody i jej prawidłowego wdrożenia w organizacji przemawiają wyniki osiągane przez dane przedsiębiorstwa. Osobiście jestem wielkim zwolennikiem TWI, a zastosowanie w moim przypadku to nie tylko środowisko produkcyjne, ale również w życie  prywatne. Metodę, zastosowanie i korzyści opisałem w artykule.

TWI, czyli Training Within Industry, to program szkoleniowy zapoczątkowany w USA podczas II wojny światowej, mający na celu zwiększenie wydajności i efektywności produkcji przemysłowej. W trakcie konfliktu, gdy tysiące pracujących amerykanów zostało powołanych do wojska, kobiety wspierały zakłady produkcyjne, głównie militarne. Aby skutecznie szkolić i osiągać dobre i trwałe efekty szkolenia rozpoczęto wykorzystywanie metod TWI.  Program ten koncentruje się na rozwijaniu umiejętności menedżerskich u liderów produkcji, aby mogli skuteczniej szkolić i zarządzać pracownikami, poprawiać procesy produkcyjne, bezpieczeństwo oraz rozwiązywać problemy na linii produkcyjnej.

wikipedia.org

TWI obejmuje doskonalenie umiejętności w trzech obszarach:

1. Job Instruction (JI) – Szkolenie dotyczące instruktażu pracy. Koncentruje się na tym, jak efektywnie przekazywać wiedzę i umiejętności pracownikom, aby mogli oni wykonywać swoje zadania prawidłowo i bezpiecznie.
2. Job Methods (JM) – Szkolenie dotyczące metod pracy. Skupia się na analizie i poprawie metod pracy, aby zwiększyć efektywność, zmniejszyć straty i poprawić jakość produkcji.
3. Job Relations (JR) – Szkolenie dotyczące relacji w pracy. Uczy, jak budować dobre relacje z pracownikami, jak rozwiązywać konflikty i jak motywować zespół, aby zwiększyć produktywność i zaangażowanie pracowników.

TWI jest fundamentem wielu nowoczesnych metod zarządzania, takich jak Lean Manufacturing. Osobiście spotkałem się z organizacjami, które nie są bardzo zaawansowane we wdrażaniu Lean Manufacturing, ale wykorzystują program TWI do szkoleń i wdrażania nowych pracowników. Dzięki skupieniu na praktycznym szkoleniu liderów produkcji i na doskonaleniu procesów, TWI przyczyniło się do znaczących popraw w wydajności i jakości produkcji w wielu przedsiębiorstwach na całym świecie.

Job Instruction (JI) według programu TWI to moduł szkoleniowy, który koncentruje się na efektywnym i systematycznym przekazywaniu wiedzy oraz umiejętności pracownikom w miejscu pracy. Celem instruowania pracowników według TWI jest zapewnienie, że pracownicy mogą wykonywać swoje zadania prawidłowo, powtarzalnie, bezpiecznie i efektywnie.

Główne założenia i elementy Instruowania pracowników w ramach TWI to:

1. Przygotowanie Instruktora: Instruktorzy muszą być odpowiednio przeszkoleni, aby skutecznie przekazywać wiedzę. Muszą rozumieć proces nauczania, umieć komunikować się z pracownikami i znać szczegółowo wszystkie aspekty wykonywanej pracy.
2. Czterostopniowy Proces Instruktarzu:
• Przygotowanie Pracownika: Upewnienie się, że pracownik jest gotowy do nauki. Wprowadzenie go w temat, wyjaśnienie celu pracy i pokazanie, jak ważne jest prawidłowe wykonywanie zadania krok po kroku.
• Prezentacja Pracy: Instruktor pokazuje, jak wykonać zadanie, dzieląc je na poszczególne kroki. Ważne jest, aby każde działanie było dokładnie wyjaśnione i pokazane.
• Próbne Wykonanie zadania: Pracownik powtarza to, co zostało zaprezentowane, pod nadzorem instruktora. Instruktor koryguje ewentualne błędy i udziela dodatkowych wskazówek, jeśli konieczne.
• Nadzór i Wsparcie: Pracownik wykonuje pracę pod nadzorem instruktora, aby upewnić się, że zadanie jest wykonywane poprawnie. W dalszym ciągu jeśli to konieczne, koryguje błędy, wspiera, aż do momentu gdy praca będzie wykonywana efektywnie i samodzielnie.
3. Dokumentacja i Standaryzacja: Ważnym elementem instruowania pracowników jest dokumentowanie wszystkich kroków i standardów pracy, aby zapewnić spójność, jednolitość oraz powtarzalność w szkoleniu. Arkusze podziału pracy są tworzone i aktualizowane, co pozwala na przekazywanie powtarzalnych informacji wszystkim pracownikom.
4. Bezpieczeństwo i Jakość: ważnym aspektem jest nacisk na bezpieczeństwo pracy i jakość wykonania obowiązków.

materiały własne

Dzięki zastosowaniu metody Instruowania pracowników, firmy mogą znacznie skrócić czas potrzebny na szkolenie nowych pracowników, zmniejszyć liczbę błędów i wypadków oraz zwiększyć ogólną produktywność i jakość pracy.

Jest to moduł głównie dotyczący analizy i doskonaleniu metod pracy w celu zwiększenia efektywności, jakości i produktywności procesu produkcyjnego.

Cel jest jeden, aby nauczyć liderów i pracowników systematycznej oceny i poprawy sposobów wykonywanej pracy. Dodatkowo wskazuje się na skuteczne sposoby eliminacji marnotrawstw i upraszczania procesów.

Główne elementy i założenia Job Methods w ramach TWI to:

1. Analiza Metod Pracy:
• Rozbijanie Pracy na Kroki: Każde zadanie jest dzielone na poszczególne kroki, aby dokładnie zrozumieć, co jest wykonywane na każdym etapie. Celem jest identyfikacja wszystkich czynności, które składają się na dane zadanie.
• Kwestionowanie Każdego Kroku: Każdy krok jest analizowany pod kątem jego konieczności, celu, miejsca, kolejności i sposobu wykonania. Pytania typu „dlaczego?”, „po co?”, „gdzie?”, „kiedy?” i „jak?” pomagają zidentyfikować niepotrzebne czynności oraz możliwości ulepszeń.
2. Opracowanie Nowych Metod Pracy:
• Eliminacja: Usunięcie zbędnych kroków, które nie dodają wartości do procesu.
• Połączenie: Należy połączyć kroki tam, gdzie to możliwe, aby uprościć proces.
• Zmiana Kolejności: Zmienianie kolejności kroków, aby zwiększyć efektywność.
• Uproszczenie: Znalezienie prostszych i bardziej efektywnych sposobów wykonania poszczególnych kroków.
3. Wdrożenie Ulepszonych Metod:
• Opracowanie Planu Wdrożenia: Tworzenie szczegółowego planu, który opisuje, jak nowe metody będą wdrażane. Plan powinien uwzględniać potrzebne zasoby, narzędzia, czas i odpowiedzialności.
• Przeszkolenie Pracowników: Przekazywanie pracownikom nowych metod pracy, zapewnienie, że rozumieją zmiany i są w stanie je skutecznie wdrożyć.
• Monitorowanie i Korekty: Monitorowanie procesu po wdrożeniu nowych metod, aby upewnić się, że są one skuteczne. W razie potrzeby dokonywanie dalszych korekt i ulepszeń.
4. Dokumentacja i Standaryzacja:
• Tworzenie Standardów Pracy: Dokumentowanie nowych metod pracy i tworzenie standardowych procedur, aby zapewnić spójność i powtarzalność w wykonywaniu zadań.

lean.org.pl

Metody pracy według TWI pomagają firmom systematycznie doskonalić swoje procesy produkcyjne, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej, redukcji kosztów, poprawy jakości produktów i usług oraz zwiększenia satysfakcji klientów.

Moduł Relacje z pracownikami według TWI koncentruje się na rozwijaniu umiejętności miękkich, czyli zarządzanie relacjami z pracownikami. Szkolimy liderów i kierowników jak budować dobre relacje, rozwiązywać problemy personalne oraz jak motywować pracowników. Dobre relacje przekładają się zawsze na osiągane wyniki poprzez większe zaangażowanie w miejscu pracy.

Główne założenia i elementy modułu „relacje z pracownikami” w ramach TWI to:

1. Podstawowe Zasady Zarządzania Relacjami:
• Budowanie i utrzymanie dobrych relacji: Uświadomienie, że dobre relacje z pracownikami są kluczowe dla sukcesu zespołu i firmy.
• Traktowanie pracowników z szacunkiem: Okazywanie pracownikom szacunku, uczciwości i zrozumienia.
• Komunikacja: Utrzymywanie otwartej, uczciwej i jasnej komunikacji z pracownikami, słuchanie ich opinii i obaw.
2. Czterostopniowy Proces Rozwiązywania Problemów Personalnych:
• Uzyskanie faktów: Dokładne zrozumienie problemu przez zebranie wszystkich istotnych informacji, wysłuchanie wszystkich stron i sprawdzenie faktów.
• Analiza faktów: Analiza zebranych faktów, zrozumienie przyczyn problemu i ocena różnych możliwości jego rozwiązania.
• Podjęcie działania: Wdrożenie wybranego rozwiązania w sposób uczciwy i konsekwentny, z uwzględnieniem wszystkich zainteresowanych stron.
• Sprawdzenie wyników: Monitorowanie rezultatów podjętych działań, aby upewnić się, że problem został skutecznie rozwiązany. W razie potrzeby wprowadzenie dalszych działań korygujących.
3. Proaktywne Zarządzanie Relacjami:
• Rozpoznawanie i rozwiązywanie problemów zanim staną się poważne: Dążenie do wczesnego wykrywania i rozwiązywania problemów personalnych, zanim staną się one poważne.
• Motywowanie pracowników: Stosowanie pozytywnych technik motywacyjnych, takich jak uznanie za dobrze wykonaną pracę, wspieranie rozwoju zawodowego i tworzenie atmosfery współpracy.
4. Znaczenie uznania i informacji zwrotnej:
• Docenianie wysiłków pracowników: Regularne wyrażanie uznania za wysiłki i osiągnięcia pracowników.
• Zapewnienie konstruktywnej informacji zwrotnej: Udzielanie konstruktywnej krytyki w sposób budujący, skoncentrowany na działaniach, a nie na osobach.

Relacje z pracownikami w ramach TWI wspiera liderów w rozwijaniu umiejętności interpersonalnych, które są kluczowe dla skutecznego zarządzania zespołem. Budując pozytywne i poprawne relacje i system skutecznego rozwiązywania problemów personalnych, firmy mogą zwiększać zaangażowanie i satysfakcję pracowników, co w efekcie pozwala osiągać lepsze wyniki organizacji.

Na temat korzyści wynikających z wdrożenia TWI w organizacji produkcyjnej można napisać wiele osobnych studiów przypadku. Jako doświadczony szef produkcji chciałbym się skupić na kilku z nich:

• Skrócenie czasu szkolenia nowego pracownika – wynika to z poprawnie wdrożonego modułu instruowania pracowników – w zależności od umiejętności Liderów oraz złożoności procesu można nawet skrócić czas (z mojego doświadczenia) o około 30 % – 40 %
• Szybsza reakcja organizacji na zmieniające się warunki biznesowe, zmiany w procesie wprowadzamy szybciej, a pożądane efekty są równie szybko osiągane
• Wzrost kompetencji Liderów i Kierowników – wynika to z większych umiejętności zarządzania zespołem i zadaniami. Liderzy szybciej, w sposób przejrzysty się komunikują i szkolą pracowników. Znacznie lepiej podchodzą do rozwiązywania problemów, skupiając się na zadaniach dbając o relacje z pracownikami.
• Zwiększenie umiejętności w obszarze relacji z pracownikami skutkuje lepszą efektywnością pracy, szybką analizą problemów personalnych i ich rozwiązywaniem na etapie początkowym. Liderzy są świadomi swojej roli.
• Zwiększenie bezpieczeństwa w organizacji
• Porządkiem w dokumentacji – do wszystkich procesów posiadamy instrukcji (arkusze podziału pracy) – co skraca czas szkoleń, pomaga przy wizytach klientów i audytach. Liderzy i pracownicy chętniej wspierają się i tworzą lub doskonalą instrukcje pracy.
• Ogólny wzrost efektywności, jakości i bezpieczeństwa.

W każdym ze znanych mi przypadków wdrażania TWI spotykałem się z zadowoleniem liderów, kierowników i pracowników produkcji. Gdy pokusimy się o współpracę z całą załogą w ramach zmiany metod szkolenia i tworzenia standardowych instrukcji pracy, wybierając TWI, poskutkuje to podniesionym morale i zadowoleniem załogi.
Efekty będą widoczne bardzo szybko, a wyniki w postaci „cyferek”, których przecież nie da się pominąć, wskażą progres.

Odkąd wiele lat teamu poznałem metodologię, zostając jednym z wewnętrznych trenerów TWI w organizacji, uznałem że jest to bardzo potężne narzędzie, a w zasadzie zmiana myślenia. OD wielu lat wykorzystuję metodę instruowania pracowników zawodowo i prywatnie. Szczególnie dobrze zawodowo sprawdza się ta metoda dzisiaj, gdy w organizacjach jest bardzo duża różnorodność narodowościowa. Przy obecnych wyzwaniach, gdy na naszych obszarach produkcyjnych rozmawia się w minimum 2-3 różnych językach, TWI jest bardzo pomocne. Arkusze podziału pracy dla trenerów, liderów pozwalają na bardzo dokładne przekazanie wiedzy i praktyki, nawet przy barierze językowej.

Prywatnie TWI i zasada głównych kroków, wskazówek i wytłumaczenia wskazówek, sprawdza się idealnie przy „instruowaniu” dzieci. Osobiście zawsze tłumaczyłem i nadal to robię wykorzystując to narzędzie. Gdy wykorzystamy tę metodę, dokładnie tak jak w przypadku instruowania pracownika, osoby którym tłumaczymy coś prywatnie znacznie łatwiej przyswajają wiedzę. Zdecydowanie polecam i zachęcam do stosowania TWI w waszych obszarach zawodowych oraz prywatnych.