5S to nie sprzątanie. Lekcja z obory mojego wujka

Dzisiejsze obory mają roboty paszowe, u wujka wszystko robiło się widłami i łopatą. Zasada jest jednak ta sama: każda krowa ma swoje stanowisko, każde narzędzie swoje miejsce, a odstępstwo widać od progu.

Zacznę od wyznania, które pewnie nie spodoba się części trenerów lean: jedno z najlepiej zorganizowanych miejsc pracy, jakie widziałem w życiu, nie było halą produkcyjną w automotive ani czystym pomieszczeniem w elektronice. Była to obora mojego wujka, w której, mówiąc delikatnie, nie pachniało fiołkami. Obornik leżał na środku, na butach zostawało więcej, niż chciałoby się przynieść do domu, a pajęczyny w rogach miały chyba starszy staż niż niejeden kierownik zmiany, którego znam.Mimo to, jako osoba, która przez kilkanaście lat chodziła po halach produkcyjnych i robiła audyty 5S, mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że wujek miał 5S wdrożone lepiej niż spora część zakładów, które mają tablice z pięcioma kolorowymi literami powieszone przy wejściu.Skąd ta teza? Otóż 5S w Polsce bardzo często myli się ze sprzątaniem, a to są dwie zupełnie różne rzeczy.

• Co tak naprawdę było w tej oborze
• Czym 5S jest, a czym nie jest
• Hala, która lśniła, i nikt nie mógł znaleźć suwmiarki
• Po czym poznać, że masz 5S, a nie tylko posprzątane
• Brud też jest sygnałem
• Na koniec

Co tak naprawdę było w tej oborze

Widły wisiały zawsze na tym samym gwoździu przy drzwiach, a łopata stała obok, oparta zawsze o tę samą deskę. Wiadra na mleko miały swoje miejsce i nikt nie wpadłby na pomysł, żeby wstawić tam wiadro z paszą. Każda krowa wiedziała, które stanowisko jest jej, więc rano wchodziły i ustawiały się same, bez poganiania. Obornik leżał na środku, owszem, ale leżał w jednym miejscu i był wywożony w stałe dni, więc tak naprawdę miał swój harmonogram, czego nie powiem o połowie odpadów, które widziałem w strefach produkcyjnych.A najważniejsze było to, że wujek, wchodząc rano do obory, w ciągu kilku sekund widział, czy coś jest nie tak. Brakowało wideł na gwoździu? Ktoś je wziął i nie odniósł, więc od razu było wiadomo, kogo zapytać. Krowa stała w innym miejscu niż zwykle? Prawdopodobnie coś jej dolega i trzeba do niej zajrzeć. Wiadro stało przewrócone? Coś się w nocy działo, więc trzeba sprawdzić co. Nie potrzebował do tego ani audytu, ani checklisty, ani zdjęć „przed i po”.

Obora przegrywa na estetyce, ale wygrywa w czterech krokach z pięciu. Hala po „akcji 5S” ma za to bardzo czystą podłogę.

Czym 5S jest, a czym nie jest

Popatrzmy na samą listę, bo ona dużo wyjaśnia:

1. Sortowanie (Seiri): zostaw na stanowisku tylko to, czego używasz.
2. Systematyka (Seiton): każda rzecz ma swoje miejsce i wiadomo, gdzie ono jest.
3. Sprzątanie (Seiso): utrzymuj stanowisko w stanie, który pozwala pracować i widzieć problemy.
4. Standaryzacja (Seiketsu): ustal, jak ma wyglądać „dobry stan”, żeby każdy rozumiał to tak samo.
5. Samodyscyplina (Shitsuke): rób to codziennie, a nie raz na kwartał przed wizytą klienta.

Sprzątanie jest dopiero trzecim krokiem z pięciu i, co więcej, w oryginalnym japońskim rozumieniu Seiso to bardziej inspekcja niż mycie podłogi. Sprzątając maszynę, dotykasz jej, oglądasz i zauważasz wyciek oleju, luźną śrubę albo pęknięty przewód, zanim zrobi z tego awarię albo serię mikroprzestojów, których nikt potem nie umie wyjaśnić. Cel jest więc taki, żeby zobaczyć, co się dzieje, a połysk to w najlepszym razie efekt uboczny.

Większość „akcji 5S” kończy się na trzecim kroku. Czwarty i piąty decydują o tym, czy po miesiącu zostanie z tego coś więcej niż zdjęcia do prezentacji.

Wujek nie znał ani jednego japońskiego słowa, natomiast robił sortowanie (w oborze nie było niczego zbędnego), systematykę (wszystko miało swoje miejsce), standaryzację (każdy dzień wyglądał tak samo) i samodyscyplinę (bez względu na pogodę i humor). Kulał trochę na trzecim punkcie, jeśli patrzeć na estetykę, ale jeśli patrzeć na funkcję, to i tak widział każdą nieprawidłowość szybciej niż niejeden system wizualnego zarządzania.

Hala, która lśniła, i nikt nie mógł znaleźć suwmiarki

Drugi obraz, tym razem z zakładu. Kilka dni przed audytem klienta dyrektor ogłasza „akcję 5S”, więc ludzie zostają po godzinach, malują linie na podłodze, myją maszyny, wynoszą do magazynu wszystko, co wygląda podejrzanie, a na koniec robią zdjęcia do prezentacji. Hala wygląda jak z katalogu i audyt idzie gładko.Dwa tygodnie później operator na drugiej zmianie szuka suwmiarki przez dwadzieścia minut, bo „ktoś ją gdzieś odłożył”. Przyrząd kontrolny leży w szafce razem z trzema innymi, z których dwa są wycofane z użytku, ale nikt ich nie oznaczył. Na regale stoją komponenty z zamówienia, które skończyło się pół roku temu. Podłoga dalej jest czysta, bo sprzątaczka przychodzi codziennie.Co poszło nie tak? Akcja zatrzymała się na pierwszych trzech krokach, a czwarty i piąty, czyli wspólny obraz „dobrego stanu” i codzienny nawyk, nigdy się nie zaczęły. Bez nich 5S działa mniej więcej tak samo jak standard pracy, który istnieje tylko w segregatorze, czyli wcale. Właśnie dlatego w kursie 5S w praktyce najwięcej czasu poświęcam tym dwóm ostatnim krokom, a nie malowaniu linii na podłodze.Gdybyś miał wybrać, gdzie wolisz pracować jako kierownik produkcji, to w lśniącej hali, w której nikt nie wie, gdzie co leży, czy w brudnej oborze, w której w trzy sekundy widzisz, czego brakuje? Moim zdaniem odpowiedź jest oczywista, choć oczywiście najlepiej mieć jedno i drugie.

Po czym poznać, że masz 5S, a nie tylko posprzątane

Kilka pytań, które możesz zadać na swojej hali jutro rano, bez żadnego formularza:

• Czy nowy operator w ciągu minuty znajdzie narzędzie, którego potrzebuje, bez pytania kolegi?
• Czy po spojrzeniu na stanowisko od razu widać, czego brakuje albo co jest nie na swoim miejscu?
• Czy na stanowisku leżą rzeczy, których nikt nie użył od miesiąca, „bo może się przydadzą”?
• Czy stan stanowiska na koniec zmiany jest opisany, na przykład zdjęciem wzorcowym, czy każdy zostawia je po swojemu?
• Czy 5S żyje na co dzień, czy ożywa tydzień przed audytem i umiera tydzień po?
• Czy sprzątając maszynę, ktoś zgłasza zauważone usterki, czy tylko ją wyciera?

Jeśli na większość z tych pytań odpowiedź jest niewygodna, to nawet idealnie czysta podłoga niewiele zmienia. Przy okazji czwartego pytania jedna uwaga: zdjęcie wzorcowe stanowiska działa lepiej niż trzystronicowy opis, z tego samego powodu, dla którego nikt nie czyta długich instrukcji pracy.

Brud też jest sygnałem

Żeby nie było, że zachęcam do życia w chlewie: w wielu procesach czystość jest wymogiem samym w sobie. W elektronice kurz i ładunki elektrostatyczne potrafią zabić płytkę szybciej, niż zdążysz powiedzieć ESD, w spożywce mamy higienę, w lakierni każdy pyłek to reklamacja. Wtedy sprzątanie jest częścią standardu procesu, a nie ozdobą.W pozostałych miejscach warto patrzeć na brud jak na informację. Olej pod maszyną mówi Ci o wycieku, wióry w dziwnym miejscu o źle ustawionej osłonie, a sterta kartonów przy linii o tym, że logistyka wewnętrzna nie działa. Jeśli zamiast szukać przyczyny po prostu to wysprzątasz, to usuwasz objaw, a problem wróci jutro, tylko że już go nie zauważysz, bo przecież jest czysto. To ten sam mechanizm, o którym pisałem w tekście „Po co Ci Problem Solving, skoro możesz po prostu naprawić?”, tylko że zamiast śrubokręta w ręku masz mopa.

Zanim weźmiesz do ręki mopa, sprawdź, skąd ten brud się wziął. Każda z tych plam ma swoją przyczynę, a sprzątanie jej nie usuwa.

Na koniec

Kiedy następnym razem ktoś w Twoim zakładzie zapowie „akcję 5S” i rozda ludziom mopy, zadaj mu jedno pytanie: gdzie po tej akcji będą stały widły i skąd będziemy wiedzieć, że ktoś ich nie odniósł? Jeśli nie ma odpowiedzi, to szykuje się sprzątanie, a samo 5S nawet się nie zaczęło.Jeśli chcesz przejść całą drogę od audytu zerowego, przez czerwone etykiety i zdjęcia wzorcowe, aż do systemu, który działa bez akcji przed audytem, zajrzyj do kursu 5S w praktyce. Są w nim gotowe szablony i plan na 90 dni od pierwszego stanowiska pilotażowego do całego zakładu. A jeśli wolisz, żeby ktoś z zewnątrz spojrzał na Twoje stanowiska tak, jak wujek patrzył rano na oborę, porozmawiajmy.Pozdrawiam Łukasz Szyndrowski