Na samą myśl o pisaniu instrukcji, większości z nas przychodzi na myśl wizja najnudniejszych chwil w pracy. Edytowanie formatek, kopiowanie zdjęć, powolne ich opisywanie i dodawanie kształtów w wordzie/excelu. Następnie całkowite obrobienie dokumentu, tak aby wydać go na produkcję. Po tym czeka nas przeszkolenie pracowników, omówienie z nimi stworzonej dokumentacji i korekta tych jej fragmentów, które nie spełniły oczekiwań. A co gdyby dało się inaczej? Gdybyśmy potraktowali instrukcję pracy jak wyzwanie mówiące nam: „Hej! Zainteresuj pracowników, spraw by instrukcja nie była dokumentem leżącym w szafie!”. Sprawdźmy, czy w 2024 roku, rynek oferuje gotowe rozwiązania lub pomysły na to, by sprawić, że będziemy w stanie wykonać instrukcję pracy, inaczej niż każdy to sobie wyobraża.

Od razu na wstępie wszystkich przeproszę za brak formułek teoretycznych. Mógłbym napisać szkolnym tekstem, czym jest instrukcja pracy, a większość z was umarłaby tu z nudów i wyłączyła przeglądarkę, na szczęście tak nie będzie. Czym więc według mnie jest instrukcja pracy? Wyobraźcie sobie, że posiadacie swoje przedsiębiorstwo, a większość pracy wykonujecie sami. W pewnym momencie stwierdzacie, że nie ma sensu kontynuowanie tego wszystkiego bez wsparcia, ponieważ zwyczajnie w świecie nie macie na to czasu. Chcielibyście więc, aby większość zadań była wykonywana przez pracowników, w taki sam sposób, w jaki wy to wykonywaliście. Krótko mówiąc, aby zatrudnieni przykładali się do swojej pracy w należyty sposób, oddając jej całego siebie (HA! Nie ma takiej możliwości 😊). Uwierzcie mi, że bardzo szybko zauważycie, że ludzie najzwyczajniej w świecie nie będą tego robić. Jak zatem sprawić, żeby ludzie jednak pracowali, tak jak my tego oczekujemy? Tutaj właśnie przychodzą nam z pomocą dwie rzeczy, procedury i instrukcje. Jako przedsiębiorcy, to my powinniśmy określić, w jaki sposób dana rzecz powinna być wykonywana. Skoro to my wymyśliliśmy proces, my go wykonywaliśmy jako pierwsi, wiemy jak go wykonywać dobrze. Jesteśmy więc w stanie pokierować innych, aby robili to, czego od nich oczekujemy, za pomocą właśnie instrukcji. Instrukcja pracy będzie zatem przedstawionym za pomocą najlepszych do tego środków, ustandaryzowanym zbiorem operacji, potrzebnych do optymalnego wykonania zadania, jakie przed nami stoi.

Skoro mniej więcej wiemy, czym jest instrukcja pracy, warto zastanowić się, czy są one faktycznie potrzebne w pracy. Na to pytanie świetnie odpowiada poniższy film:

Ojciec dwójki dzieci prosi swoich potomnych, aby Ci przedstawili mu sposób na wykonanie kanapki. Z perspektywy dorosłego, zadanie wydaje się trywialne. No ale właśnie, czy na pewno? Instrukcje są nam potrzebne, ponieważ każdy z nas reaguje na zupełnie inne bodźce w świecie. Dla jednego ważne będzie wykonanie czynności szybko, dla drugiego dokładnie, a trzeci będzie chciał przy tym rozmawiać z kolegą. Dlatego czynności potrzebne do wykonania zadania powinny zostać dokładnie opisane i ustandaryzowane! To sprawi, że efekt naszej pracy będzie przewidywalny, a taki jest efekt, którego oczekujemy.

W pracy jesteście prawdopodobnie przyzwyczajeni do tworzenia dokumentu, który wygląda mniej więcej tak:

Źródło : Rewo.io

Ogólnie rzecz biorąc, jest to dokument, który jest poprawny z perspektywy klienta, organizacji i wszystkich „zainteresowanych”. Dokument ten, będzie zawierał następujące informacje:

• Tytuł
• Numer instrukcji
• Zbiór operacji do wykonania, w odpowiedniej kolejności
• Punkty kontrolne (z control planu)
• Graficzny opis czynności
• Informacje o autorze, obszar stosowania itd.

Wszystkie powyższe informacje są potrzebne do tego, aby „przejść audyt”, ale czy faktycznie pomagają pracownikom w optymalnym sposobie pracy. Jeżeli uważacie, że tak, zagrajcie kiedyś ze znajomymi i dziećmi w poniższą grę.

Wniosek jest prosty. Bez poprawnej interpretacji ze strony tworzącego (na przykład inżyniera podczas szkolenia), w 95%, instrukcja ta będzie tylko szeregiem wskazówek jak można coś wyprodukować, a nie standardową instrukcją pracy. Co w przypadku gdy inżynier tworzący taką instrukcję się zwolni? Wtedy zaczynamy zabawę w „podaj dalej”, a rolę tłumaczącego przejmuje kolejny inżynier, albo „najbardziej doświadczony z produkcji”.
No tak, ale zawsze może być gorzej! Spójrzcie na różnice pomiędzy standardową formatką a instrukcją napisaną na kolanie. Oba dokumenty dzieli przepaść:

Źródło: www.datocms-assets.com

W tym miejscu chciałbym wam przedstawić fantastyczne narzędzie, jakim jest TWI. TWI– Training within industry, czyli program rozwoju umiejętności przełożonych. Zanim osobiście spotkałem się z programem TWI wdrożonym w organizacji, bardzo nie doceniałem jego zalet. Nie jestem w stanie w krótki sposób opisać całkowicie systemu, jakim jest TWI, w tym artykule. Postaram się jednak wytłumaczyć ideę. Pierwsza i najważniejsza sprawa, TWI jest systemem, a nie sposobem tworzenia instrukcji. Nie można wysłać pracowników na szkolenie z „tworzenia instrukcji”, a następnie liczyć na to, że uzyskamy jakąkolwiek poprawę. TWI wdraża się całościowo jako ideę, od początku do końca. Jest to system, w którym tworzymy środowisko do efektywnego szkolenia pracowników, jak powinni świadomie wykonywać swoje zadania na produkcji. Dzięki tej metodzie przełożeni uzyskują umiejętności do tego, jak szybko i skutecznie wdrażać nowych pracowników do naszej organizacji. Instrukcje pracy są zatem tylko jednym z elementów we wdrożonym systemie.

Zamiast opisywać teorię dotyczącą TWI (polecam artykuł na Wikipedii, on naprawdę wyczerpuje ten temat), przedstawię wam własne doświadczenie z tym szkoleniem.

Plan pracy TWI – wikipedia.org

Zostałem zaproszony na produkcji do osobnego stanowiska, z dala od bieżącej produkcji, w ciszy i spokoju. Stanowisko było przygotowane, wyposażone w odpowiednie narzędzia oraz komponenty do produkcji. Miła Pani instruktorka przedstawiła się, opowiedziała, w jakim celu się tu spotykamy, jak po kolei będzie przebiegało szkolenie, wytłumaczyła cel szkolenia i jakie są oczekiwane rezultaty. Następnie usiadła przy stanowisku i wyczerpująco opisując każdy krok, przeszła przez proces trzykrotnie, zaznaczając przy tym, dlaczego robi dany krok w taki, a nie inny sposób. Jaki jest cel tej czynności, jakie rezultaty przyniosłoby potencjalne pominięcie lub wykonanie go źle. Następnie zostałem poproszony o wykonanie zadania w taki sam sposób, przy tym tłumacząc dokładnie tak samo, jak Pani instruktorka, dlaczego dany krok wykonuje w taki sposób. W międzyczasie otrzymywałem wskazówki z planu pracy, który miałem cały czas przed oczami. Po kilku udanych próbach Pani instruktorka pozostawiła mnie samego, abym dalej sam kontynuował trening, przy czym co jakiś czas zaglądała i podpytywała, jak mi idzie. Całość była przeprowadzona naprawdę w fenomenalny sposób. Nie tylko nauka samej produkcji była dobrze wykonana, ale poczucie zaopiekowania się, przyjazna atmosfera i sam sposób traktowania nowego pracownika odgrywał tu kluczową rolę.

System zadziałał prawidłowo.

Pracownicy na produkcji coraz częściej muszą pracować z bardzo zaawansowanymi technicznie maszynami. Podczas kolejnych kroków procesu, należy coś w maszynie obrócić, dołożyć jakiś element, wkręcić śrubkę, lub przełożyć komponenty z miejsca na miejsce. Wszystkie informacje o kolejnych korkach procesu muszą być podane w instrukcji, inaczej pracownik nie miałby możliwości wykonania swojej pracy. Aby stworzyć zatem środowisko pracy, w którym ułatwimy wykonywanie tych czynności oraz zagwarantujemy poprawność ich wykonania, musimy skomunikować instrukcję pracy z maszyną i zastosować sprzężenie zwrotne w przepływie informacji. Nasza instrukcja powinna reagować na to, co się aktualnie dzieje w maszynie. Z pomocą tutaj przychodzą nam zatem cyfrowe instrukcje pracy.

Dzięki zastosowaniu takich instrukcji pracy unikamy wykonywania całej papierowej pracy. Na ekranie możemy prezentować kroki procesu, które aktualnie musi wykonać pracownik (wystarczy wyciągnąć poszczególne sygnały ze sterownika maszyny i połączyć je z naszym softem), może to być nawet w formie krótkich filmików. Co więcej, za pomocą tego systemu, może mieć wgląd do BOM-u, z którego aktualnie korzysta na stanowisku. Można mu pokazywać potencjalne błędy/reklamacje, które pojawiły się na tym stanowisku, rysunki techniczne, a nawet przedstawić mu w formie graficznej jego aktualne wskaźniki. Jedyne co nas ogranicza w tym miejscu to nasza wyobraźnia. Jako pracownik w momencie, gdy nie wiem co dalej robić na maszynie, wystarczę, że spojrzę przed siebie na krótki filmik instruktażowy i od razu znajduje tam odpowiedź. Cyfrowe instrukcje pracy są więc pierwszym krokiem do Industry 4.0, naprawdę warto się zastanowić czy takie rozwiązanie nie sprawdziłoby się w waszej firmie!

W tym punkcie dochodzimy już do dużo bardziej zaawansowanych technologii niż tylko wyświetlanie Instrukcji na monitorze. W przypadku instrukcji zaprezentowanej na powyższym filmie musimy dostosować całe stanowisko pracy do kooperacji z systemem wyświetlania instrukcji. Tę instrukcję możemy nawet potraktować jak „system nadzorczy” naszej produkcji, który wchodzi w interakcję z pracownikiem. Moim zdaniem jest to przyszłość w przypadku prac manualnych, gdzie de facto nie współpracujemy z maszyną lub maszyna nie jest technicznie na wysokim poziomie. Takie rozwiązanie byłoby więc optymalne w przypadku produkcji małoseryjnych, gdzie nakłady inwestycyjne na zaawansowane technologie zabezpieczające są po prostu nieopłacalne. System ten w każdym momencie możemy przezbroić i dostosować do kolejnego produktu. Na pewno nie jest to rozwiązane, które rozwiąże wszystkie potencjalne problemy, ale czy papierowa instrukcja jest?

Temat, który według mnie jest jednym z najciekawszych, przy którym zresztą sam pracowałem (no dobra, patrzyłem, jak ktoś inny pracuje 😊). Użycie rozszerzonej rzeczywistości do szkolenia pracowników. Moim zdaniem to jest przyszłość, w którą firmy powinno iść. Sposób interakcji systemu nadzorczego z pracownikiem, ilość problemów, jakie ten system rozwiązuje i korzyści, jakie mogą płynąć z jego wdrożenia, są fenomenalne. Wyobraźcie sobie, że pracownik jest w stanie zobaczyć, co w danej chwili powinien zrobić na przedmiocie, który ma przed sobą. Może inaczej, ja wam to pokażę, nie musicie sobie wyobrażać:

Fenomenalne rozwiązanie, jesteśmy w stanie zobaczyć na żywo krok operacji, który musimy wykonać, po jego wykonaniu automatycznie przechodzimy do kolejnego. Okulary mają wbudowaną kamerę, która sczytuje nasze ruchy i koordynuje naszą pracę. Jest to rozwiązanie, które może być wykorzystywane przy nauce pracowników do ich instruktażu, przez utrzymanie ruchu do napraw maszyn, przez inżynierów do spojrzenia „wgłąb” procesu. Jest to system, który jest w stanie potencjalnie rozwiązać wiele przeszkód i obniżyć koszty wytwarzania do minimum.

No dobrze, mając przegląd tego wszystkiego, co powyższe, oczywiście mamy prawo uważać, że tworzenie instrukcji pracy jest nudne. Z tym że to tylko od nas zależy, co z tym zrobimy. Jeżeli chcecie tworzyć instrukcje w excelu/wordzie w taki sposób jak robicie to do tej pory, nic nie stoi na przeszkodzie. Moim zdaniem natomiast, warto wziąć „sprawy w swoje ręce” i zaproponować we własnych firmach rozwiązania, które usprawnią pracę przede wszystkim pracowników, liderów, mistrzów produkcji. Pozwolą na zaoszczędzenie mnóstwa czasu i wysiłku wielu osób w tym, aby szkolenie przyniosło efekty już od pierwszych chwil wdrażania nowego pracownika. Zaoszczędzą nam pieniądze na potencjalnych błędach, których nie będziemy popełniać. A przede wszystkim sprawią, że nasza codzienna praca będzie naprawdę interesująca!