Cykl Deminga jest w branży produkcyjnej czymś, co napędza rozwój. Prawdopodobnie wykonując każdą rzecz, jesteś w którejś z ćwiartek PDCA. Plan, do check, act – Planuj, rób, sprawdzaj, działaj (poprawiaj), to cztery słowa, za którymi stoi niesamowite narzędzie ułatwiające pracę procesowca. Z powyższego narzędzia może korzystać tak naprawdę każdy, nawet podczas dnia codziennego wykonując bieżące obowiązki domowe. Kiedy zorientujesz swój mózg na działanie według schematu Deminga, każda, nawet najtrudniejsza rzecz, może okazać się zwykłą błahostką. Jak skutecznie korzystać z tego narzędzia postaram się opisać w tym krótkim artykule. Postaram się również, aby nie był on zwykłą teorią, a raczej praktycznym poradnikiem.

PDCA inaczej cykl Deminga jest schematem działania rozpropagowanym przez Williama Deminga, opisującym cztery niezbędne kroki do wykonania określonego zadania. Schemat ten składa się kolejno z kroku planowania zadania, jego wykonywania, sprawdzenia oraz poprawienia ewentualnych błędów. Możemy więc schemat ten zobrazować w następujący sposób:.

koło Deminga – www.agilesherpas.com

Gdyby jednak spojrzeć na to narzędzie trochę szerzej można by było zauważyć, że cykl ten można zapętlać w nieskończoność. W efekcie otrzymamy więc mniej więcej taką piękną spiralę ciągłego usprawniania:

Proces PDCA – Wikipedia.org

Żeby móc to zobrazować, zamiast posługiwać się przykładami z życia inżyniera procesu, posłużę się przykładem z życia kuchni (no bo w końcu zgodniezprocesem opisuje produkcję od kuchni 😊).

Załóżmy, że podobnie jak ja uwielbiasz jeść leczo. Planujesz więc, że dzisiaj na obiad zrobisz swoje ulubione danie. Będzie się ono składało z kiełbaski, pomidorków, czosnku, cebuli i oczywiście gwiazdy wieczoru, czyli papryki. Przyjeżdżasz ze sklepu do domu z siatką zakupów, zawijasz rękawy i… Robisz, kroisz, szatkujesz, wyciskasz, smażysz, doprawiasz, wszystko idzie zgodnie z planem. Wtem nagle przychodzi Twoja małżonka i pyta, czy aby na pewno, to leczo będzie dobre? Jako bohater we własnym domu, ukradkiem Sprawdzasz, organoleptycznie, próbując łyżką czy wszystko do siebie pasuje. No i widzisz, słusznie zrobiłeś. Okazuje się, że brakuje połowy przypraw, a leczo smakuje jak to od teściowej (oczywiście żartuje 😊). Robisz więc korektę w formie Działania, dopełniając cykl PDCA. No i na końcu pojawia się pytanie, czy to faktycznie koniec? No nie, schemat ten można wykorzystać w kolejnej iteracji i ciągnąć to do uzyskania perfekcyjnych wyników. Tak wygląda cykl Deminga, od początku do końca.

Pierwszy etap w schemacie PDCA nazwany jest planowaniem. Ciśnie mi się na klawiaturę, aby napisać, że jest to etap najważniejszy, ale moim zdaniem wcale nie jest. Etap planowania jest ważny, ale kto doszedł do milionów, tylko planując 😉? Jako inżynier procesu w tym punkcie artykułu chciałbym przedstawić wejścia, które powinny być wykorzystywane podczas planowania. Według mnie, w zależności od wykonywanego zadania wejściami będą:

1. FMEA – w przypadku gdy rozmawiamy na temat zabezpieczenia linii produkcyjnej lub produktu. To analiza ryzyka, powinna być triggerem do tego, aby rozpocząć planowanie akcji na przyszłość. Kompletne przyjrzenie się procesowi, daje Ci pełen obraz tego, jakie akcje powinieneś zaplanować do wykonania, aby usprawnić proces.
2. Analiza czasowa – może to być chronometraż, może być MTM, gdy rozmawiamy o efektywności czasowej pracowników. Każdy z nas, jak i również Ty, zdaje sobie sprawę, że proces produkcyjny można zawsze usprawnić, świetnym inputem będzie tutaj wykonanie analizy ruchów do tego, aby przejść proces PDCA pod kątem usprawnienia produkcji.
3. Balancing linii produkcyjnej – gdy mówimy o efektywności finansowej naszej produkcji. Jako inżynier procesu Twoim obowiązkiem jest zapewnienie optymalnego wytwarzania produktów na linii produkcyjnej. Musisz więc wiedzieć jaka ilość ludzi produkuje jaką ilość produktów. Może to być świetny trigger do rozpoczęcia cyklu Deminga w celu wyciśnięcia jeszcze większej ilości soku z pomarańczy 😊
4. FPY / PPM – podczas gdy mówimy o efektywności jakościowej na naszych liniach produkcyjnych. Praca na tych danych może dać Ci świetny pogląd na to, gdzie planować kolejne akcje, aby odpad z linii był jak najmniejszy.
5. OEE – najważniejszy wskaźnik produkcji biorący pod uwagę tak naprawdę wszystko, co powyższe. Bardziej niż inputem uważam, że jest rezultatem naszych działań, ale jak najbardziej można na niego patrzeć podczas planowania kolejnych akcji.

Designed by Graphiqastock / Freepik

Wyciągając dane źródłowe (pamiętaj, liczby, dane, fakty to podstawa pracy inżyniera procesu!), w odpowiedni sposób je obrabiając, jesteś w stanie w bardzo korzystny sposób zaplanować kluczowe dla procesu akcje. Następnie, zaprezentowanie tych planów osobom zaangażowanym, oraz „sprzedanie” im tego w odpowiedni sposób, na pewno ułatwi Ci ich wdrożenie. W tym miejscu musisz pamiętać, że odpowiednie motywowanie współpracowników to również klucz do sukcesu.

To miejsce w moim skromnym mniemaniu jest najbardziej kluczowe w cyklu Deminga. Wykonywanie zadań wcześniej zaplanowanych jest kluczem do sukcesu Twojego i Twojej firmy. Jeżeli „dowozisz” tematy to znaczy, że jesteś i na ścieżce i na kursie do osiągania swoich celów 😊.

Etap rób, jest niczym innym, jak faktycznym robieniem, to może się wydawać trywialne, ale naprawdę mnóstwo ludzi ma problem z rozpoczęciem działania. Kluczem do sukcesu jest przekucie zaplanowanych w punkcie pierwszym działań w cele przeliczalne, atrakcyjne, określone w czasie, ale przede wszystkim realne. Jeżeli nie masz z tym najmniejszego problemu, super! Oby tak dalej. Dla tych jednak, co krążą jak przysłowiowe cośtam w przeręblu:

1. Nie wiesz co robić? Poproś o pomoc, kolegi, przełożonego, kogoś kompetentnego, aby wytłumaczył Ci, jakie są oczekiwania wobec Ciebie.
2. Zadanie wydaje Ci się zbyt skomplikowane? Rozbij je na mniejsze kawałki, dużo łatwiej jest mieć przed oczami tylko „krojenie papryki”, niż „ugotowanie leczo”.
3. Działaj do końca i się nie poddawaj. Pamiętaj, Twoi współpracownicy uszanują fakt „dowiezienia”.

Obraz autorstwa jcomp na Freepik

W branży i nie tylko jest mnóstwo narzędzi ułatwiających kontrolę Twoich zadań, jedni lubią pracować na microsoftowym plannerze, inni lubią ToDoListy, jeszcze inni prowadzą LOP (list of open points). Sam wszystkie swoje zadania staram się notować długopisem w podręcznym kalendarzu. Uważam, że napisanie zadania własną dłonią jest trochę jak podpisanie cyrografu 😉.

Na koniec chcę napisać jedną rzecz, nawet najpiękniejsze plany, jeżeli nie są zrealizowane, nie przyniosą żadnych efektów. A zrealizowanie nawet najmniejszych zadań, na pewno przybliży Cię do celu.

Osobiście mam trochę alergię na słowo „sprawdź”. W tym punkcie chcę zaznaczyć jedną rzecz. Jeżeli Twoje zaplanowane działanie jest określone w czasie, a Ty oczekujesz pewnych rezultatów. Na dodatek masz ustalony cel, wtedy sprawdzenie będzie polegało tylko i wyłącznie na konfrontacji realnych wyników z oczekiwanymi. Tutaj nie ma rozwodzenia. Jako technolog i procesowiec sprawdzasz, czy matematyka się zgadza. Jeżeli 2+2=4, nie zadajesz więcej pytań, idziesz dalej.

Chcę tutaj przedstawić jeden przykład z własnego doświadczenia. Planowaliśmy kiedyś Run@Rate, każdy miał określone zadania, które poniekąd zostały wykonane. Zwołaliśmy na produkcję monterów i rozpoczęliśmy działanie. Po 10 minutach próba została wstrzymana przez naszego przełożonego. Nie podobało mu się to, że występuje zbyt dużo błędów (produkcyjnych, maszynowych, mikroprzestojów itd.).

Obraz autorstwa Verazinha na Freepik

Cała akcja została zatrzymana i przeniesiona na następny dzień, a my mieliśmy jeszcze raz wszystko od początku sprawdzić. Problem jest jeden, my już to sprawdziliśmy, teraz przyszedł czas na produkcję. Na tym polega PDCA, my sprawdzając to wszystko, nie byliśmy w stanie wytworzyć tych błędów, które się pojawiły. Pamiętaj o tym! Nie ma znaczenia czy Ty to sprawdzisz dwa razy, czy dwadzieścia. Najlepiej jest po prostu jechać dalej, mamy przecież kolejną iterację PDCA. A im więcej błędów odkryjesz za pomocą monterów, im więcej Ci wytkną ludzie. Hej! Tym lepiej dla Ciebie. Masz szansę dopracować swój proces w kolejnym podejściu. PDCA to ciągła praca za pomocą wielu iteracji.

Skąd więc moje oburzenie w tym miejscu? Stąd, że przez 10 minut nie zweryfikowaliśmy wszystkiego co mogli odkryć ludzie, nie wykonaliśmy założeń z kroku Plan. To miała być próba, im więcej błędów ludzie by popełnili, tym lepszy mielibyśmy feedback dla naszej przyszłej pracy w kroku „ACT”.

Ostatnim krokiem jest podjęcie działań po poprawnym sprawdzeniu. Uważam, że to jest krok, w którym musisz się wykazać sporą pokorą. Pierwszym działaniem w kroku Act, jest przede wszystkim przyjęcie z otwartym umysłem informacji zwrotnej. Na podstawie zaplanowanych i wykonanych działań oraz ich sprawdzeniu dostajemy feedback, który mówi nam, czy nasze działania były skuteczne.

Designed by slidesgo / Freepik

Jeżeli zaplanowaliśmy, że nasz proces powinien trwać 96 sekund, a trwa 120. Należy tę sytuację dokładnie przeanalizować, krok Act jest do tego najlepszym miejscem. Wyciągamy wnioski, bijemy się w pierś i „jedziemy dalej”. „Działaj” jest również początkiem kolejnej iteracji cyklu Deminga. Bardzo często Act w PDCA vol.1 daje początek fazie Plan cyklu PDCA vol.2, a nawet się z nią pokrywa.

PDCA w branży produkcyjnej jest wykorzystywane do ciągłego rozwoju tak, aby wszystko szło zgodnie z procesem. Cykl Deminga, jak zauważyłeś w pierwszym akapicie, jest prawdopodobnie wykorzystywany podświadomie przez Ciebie w każdej możliwej sytuacji. Kiedy zdasz sobie z tego sprawę, możesz to wykorzystać na swoją korzyść. Planowanie działań, ich robienie, sprawdzanie efektów, przyjmowanie informacji zwrotnej i poprawianie ich na przyszłość sprawia, że życie staje się łatwiejsze. Spróbuj wykorzystać świadomie wszystkie kroki, a droga do Twoich celów stanie się dużo łatwiejsza.

Ps. PDCA jako “please don’t change anything”, jest bardzo często wykorzystywane przez inżynierów procesu/technologów w stosunku do konstruktorów. No bo wyobraź sobie, zaplanowałeś cały proces, stworzyłeś dokumentacje, wyspecyfikowałeś i zamówiłeś narzędzia. A tutaj nagle się okazuje, że konstruktor jednak postanawia zmienić coś w designie. Wszystkie Twoje działania okazują się zbędne. Dlatego za każdym razem na spotkaniu projektowym pod tytułem „Project PDCA”, jedyne co mówisz do swojego zespołu to „Błagam, nic już nie zmieniajcie”.