W świetle zmieniającego się coraz szybciej świata, automatyzacja, digitalizacja i wdrażanie AI to temat, który coraz częściej przewija się w rozmowach o przyszłości biznesu, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP). W czasach globalizacji, rosnącej konkurencji, gdzie polskie firmy konkurują ze wszystkimi firmami na świecie, czasach niedoboru pracowników oraz potrzeby zwiększenia efektywności, automatyzacja staje się kluczowym elementem strategii rozwoju. Jednak kiedy naprawdę warto zainwestować w automatyzację, jakie procesy zautomatyzować w pierwszej kolejności i w jaki sposób dostosować ją do specyfiki MŚP? Na podstawie mojego doświadczenia w korporacjach, dużych przedsiębiorstwach oraz MŚP, postaram się wspomóc tym artykułem, tych którzy szukają odpowiedzi na to, jak optymalizować własną organizację aby była bardziej konkurencyjna.

Automatyzacja nie jest rozwiązaniem dla każdej firmy. Ba, jest mnóstwo firm w Polsce i na świecie gdzie automatyzacja do dzisiaj nie pomoże w niczym, a wręcz zaszkodzi poprzez zwiększone koszta wytwarzania. Aby proces automatyzacji był opłacalny, musi istnieć odpowiedni moment, który wiąże się z koniecznością zmiany lub poprawy efektywności. W jakich przypadkach MŚP powinny zacząć myśleć o automatyzacji?

Wzrost wydajności i redukcja kosztów – Jednym z głównych powodów, dla których warto zainwestować w automatyzację, jest znaczne zwiększenie wydajności pracy. Maszyny działające 24/7, minimalizacja błędów ludzkich i przyspieszenie produkcji to kluczowe korzyści. Dzięki automatyzacji firma może także zmniejszyć koszty operacyjne – na przykład w obszarze pracy, gdzie maszyny przejmują monotonne i powtarzalne zadania, które wcześniej były wykonywane przez pracowników. Należy jednak pamiętać, że zwrot z inwestycji następuje w momencie kiedy maszyny pracują. Zmiana jednego pracownika na jedną zmianę, na automat za pół miliona, który również będzie pracował na jedną zmianę, byłaby conajmniej kontrowersyjna. Inwestycja musi się spinać biznesowo w określonym czasie!

Źródło: Twórczość własna

Skala produkcji – Automatyzacja ma sens, gdy firma osiąga odpowiednią skalę produkcji. W małych firmach z niskim wolumenem produkcji, inwestycja w drogie systemy automatyczne może być nieopłacalna. Jednak w miarę rozwoju firmy, koszty związane z automatyzacją stają się coraz bardziej uzasadnione. W przypadku gdy wolumeny produkcji są niskie, rozwiązania związane z automatyzacją nie przyniosą wymiernych efektów. Przynajmniej automatyzacja produkcji.

Źródło: Canva.com

Zwiększenie konkurencyjności – Firmy, które inwestują w automatyzację, stają się bardziej elastyczne, mogą szybciej reagować na zmieniające się potrzeby rynku i dostarczać wyższej jakości produkty w krótszym czasie. W efekcie stają się bardziej konkurencyjne w stosunku do firm, które nie wprowadzają automatycznych rozwiązań. Elastyczność w tym punkcie jest podjęta z perspektywy ilości produktów możliwych do wyprodukowania, zwiększenie ilości będzie wiązało się na przykład z uruchomieniem kolejnej zmiany, zamiast z zatrudnianiem dodatkowych ludzi. Jest to proces łatwiejszy i mniej „problemotwórczy”. Również skalowanie automatycznej produkcji jest prostsze niż produkcji, na której pracują ludzie.

Źródło: blog-collector.org

Automatyzacja produkcji i linii produkcyjnych to element zmian, który jest naprawdę bardzo interesujący, a przede wszystkim ma ogromny wpływ na efektywność fabryki. Zanim jednak zdecydujemy się na automatyzację produkcji, warto zastanowić się, które obszary w firmie można zautomatyzować najpierw. Jakie procesy warto przeanalizować pod kątem potencjalnych korzyści? Na podstawie współpracy z wieloma firmami MŚP bez wachania mogę powiedzieć że:

Automatyzacja Biura – Pierwszy Krok ku Przyszłości

Wiele firm zaczyna od automatyzacji procesów biurowych. Są to najczęściej zadania rutynowe, czasochłonne, które nie wymagają dużej interwencji człowieka. Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi, takich jak oprogramowanie do zarządzania dokumentami, fakturowania, obiegu dokumentów czy e-mail marketingu, można znacząco poprawić wydajność administracji.

Automatyzacja w obszarze biura to także wprowadzenie rozwiązań takich jak CRM, które pozwalają lepiej zarządzać relacjami z klientami, czy systemy ERP, które wspierają zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.

Wykonywanie uciążliwych obliczeń, tworzenie kalkulacji, zbieranie danych z efektywności pracy biura, tworzenie ofert, te wszystkie elementy można łatwo zautomatyzować za pomocą prostych algorytmów VBA w excelu. 

Stworzenie harmonogramu projektu, oraz automatyczne przypisywanie zadań wspomoże w „niezapominaniu” najważniejszych drobnostek projektowych, na których bardzo często możemy zaliczać wpadki. Podobnie nadzór oraz wysyłanie „przypominajek”, znacznie ułatwiają prace biurową. 

Komunikacja wewnętrzna powinna być znacznie uproszczona. Komunikatory typu Slack, Microsoft Team lub Google chat mogą znacznie wpłynąć na efektywność komunikowania wykonywania zadań, ewentualnie na informowanie na temat aktualnych statusów.

Planowanie spotkań w kalendarzu, przypisanie salek dostępnych w firmie do kalendarza lub samochodów służbowych, te elementy znacznie usprawniają pracę firmy zwłaszcza w kontekście współpracy z dostawcami czy klientami, których odwiedzamy lub oni chcieliby nas odwiedzić. 

Automatyzacja procesów biurowych w firmach produkcyjnych nie tylko zwiększa efektywność pracy, ale także pozwala na lepsze zarządzanie czasem i zasobami. Przy odpowiednim wdrożeniu może stać się fundamentem sukcesu w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, zwłaszcza w małych i średnich firmach, które chcą wyprzedzać konkurencję i sprostać wymaganiom rynku.

Źródło: www.wallstreetmojo.com

Logistyka i Magazynowanie – Optymalizacja Wewnętrznych Procesów

Automatyzacja procesów logistycznych, w tym zarządzania magazynem, to kolejny obszar, w którym MŚP mogą odczuć szybkie korzyści. Dzięki systemom WMS (Warehouse Management System) firmy mogą zautomatyzować procesy związane z kontrolą stanów magazynowych, przyjmowaniem towarów czy kompletowaniem zamówień. Wprowadzenie systemów automatycznego sortowania, jak i robotów transportowych, pozwala na zoptymalizowanie kosztów magazynowania i redukcję błędów w realizacji zamówień. Oczywiście zanim w sektorze MŚP przejdziemy do wdrażania niesamowicie skomplikowanych systemów zautomatyzowanych, należy jak napisałem powyżej zbudować „świadomość” magazynową. Kluczem właśnie jest wdrożenie systemów które pozwolą na:

• Śledzenie lokalizacji towarów w magazynie w czasie rzeczywistym,
• Optymalizacja rozmieszczenia produktów w magazynie w zależności od ich rotacji,
• Automatyczne generowanie zleceń magazynowych i planowanie tras.

Kolejnym krokiem mogłoby być wdrożenie skanerów kodów RFID / Barcodów / kodów QR, dzięki temu zyskujemy:

• Szybszą identyfikację produktów przy ich przyjęciu, składowaniu i wydaniu
• Zautomatyzowanie procesu weryfikacji zapasów, co eliminuje błędy ludzkie związane z ręcznym wpisywaniem danych
• Łatwe i szybkie śledzenie historii produktów

Następne w kolejce jest właśnie automatyzowanie przyjęć magazynowych, zautomatyzowanie tych procesów jest kluczowe dla poprawy efektywności magazynowania. Można to zrobić poprzez:

• Wprowadzenie systemów do automatycznego skanowania dostaw i porównania ich z zamówieniem (np. za pomocą systemu ERP lub WMS),
• Użycie wózków widłowych z technologią automatycznego kierowania (AGV – Automated Guided Vehicles), które mogą transportować towary z miejsca odbioru do odpowiednich stref magazynowych, zmniejszając czas oczekiwania i ryzyko uszkodzeń.
• Całkowitą rozbudowę automatyczne magazynu wysokiego składowania

Kolejne kroki są już naprawdę poważnymi przedsięwzięciami, ale chętnie je wymienię:

1. Optymalizacja tras i składowania
2. Automatyzacja kompletacji zamówień
3. Zautomatyzowane etykietowanie i pakowanie
4. Zarządzanie zwrotami
5. Integracje z systemem ERP
6. Monitorowanie wydajności magazynu

Automatyzacja logistyki w magazynie to proces, który można wdrażać etapami, zaczynając od wprowadzenia systemów informatycznych (WMS), a kończąc na pełnej automatyzacji transportu i pakowania. Warto zaczynać od małych kroków, aby stopniowo dostosowywać rozwiązania do specyfiki firmy. To umożliwia zarządzanie kosztami i minimalizowanie ryzyka związanego z dużymi inwestycjami w automatyzację.

Źródło: omr.com

Automatyzacja Produkcji – Kiedy To Się Opłaca?

Czyli to co misie lubią najbardziej. Kiedy firma osiąga odpowiednią skalę produkcji, warto pomyśleć o automatyzacji linii produkcyjnej. W tym przypadku warto rozważyć różne opcje w zależności od specyfiki firmy:

• • Maszyny automatyczne – Jeśli produkcja jest powtarzalna, a procesy łatwe do zdefiniowania, warto zainwestować w maszyny automatyczne. Takie maszyny mogą działać niezależnie, wykonując te same operacje przez długie godziny, co znacząco zwiększa wydajność. Warto tutaj wspomnieć, że w przypadku przedsiębiorstw MŚP, bardzo często właściciele lub pracownicy takich firm, wyszukują rozwiązań gotowych z półki. W tym miejscu warto rozejrzeć się za tak zwanymi Integratorami. Są to firmy, które na podstawie, krótkiej specyfikacji oraz wywiadu z klientem są w stanie stworzyć rozwiązanie „szyte na miarę”, które sprawdzi się w przypadku niektórych procesów znacznie lepiej niż gotowy automat.

• • Maszyny półautomatyczne – W przypadku firm, które dopiero zaczynają swoją przygodę z automatyzacją, dobrym rozwiązaniem mogą być maszyny półautomatyczne, które umożliwiają połączenie działań człowieka i maszyny. Pozwala to na stopniowe wprowadzanie automatyzacji bez dużych inwestycji na początku. Takie inwestycje pozwalają również na zbudowanie odpowiednich kompetencji w firmie oraz poszerzenie świadomości „z czym to się je”. Bardzo często problemem w firmach MŚP jest rezygnacja z dalszej automatyzacji po niewłaściwym wdrożeniu pierwszej tego typu maszyny. Z doświadczenia wiem, że trzeba jak najszybciej wyzbyć się złych wspomnień i ruszać dalej na wojaże, tylko w ten sposób dogonimy zachód 🙂

• • Roboty przemysłowe – Roboty to technologia, która coraz częściej znajduje zastosowanie w MŚP. Zrobotyzowane stanowiska montażowe, spawalnicze czy transportowe to tylko niektóre z zastosowań. Warto pamiętać, że inwestycja w roboty wymaga również odpowiednich kompetencji w firmie – roboty nie są „magiczne”, a ich wdrożenie wiąże się z koniecznością odpowiedniego zaplanowania i przeszkolenia pracowników. Z drugiej strony, znamy firmy – na przykład zakład stomatologiczny, gdzie pan dentysta posiada robota do obsługi frezarki protetycznej. Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu zadań, robot pracuje 24/7 obsługując urządzenie, które musiałoby być obsługiwane przez conajmniej 3 osoby na 3 zmiany. Popatrzcie jak dalece imponująca jest pozycja na tle konkurencji takiego dentysty!

Źródło: www.rnaautomation.com

Automatyzacja to nie tylko zakup maszyn – to także zmiana w organizacji pracy. Firma, która wprowadza automatykę, musi odpowiednio przygotować swoich pracowników do pracy z nowymi technologiami. Kluczowe jest, aby pracownicy nie tylko potrafili obsługiwać maszyny, ale także rozumieli, jak działa proces automatyzacji i potrafili rozwiązywać problemy, które mogą się pojawić.

Odpowiednie szkolenie pracowników, ale także budowanie kultury pracy z automatami, pozwala na skuteczniejsze zarządzanie procesami i minimalizowanie przestojów. Pracownicy, którzy wiedzą, jak zoptymalizować działanie maszyn, mogą również dbać o ich utrzymanie, co zmniejsza koszty związane z serwisami zewnętrznymi.

Odpowiednio zbudowana świadomość w zespołach produkcyjnych, utworzenie zespołu utrzymania ruchu, optymalne zarządzanie zapasami części zamiennych, to kluczowe kompetencje w przypadku wdrażania automatyzacji na produkcji. Są to elementy nierozłączne i niepomijalne, o których wielu biznesmenów zapomina na starcie z automatyzacją. Bardzo często, niewłaściwe wdrożenie robota/automatu w firmie przez Integratora, prowadzi do ogromnej frustracji obu stron, tj. Klienta oraz firmy wdrażającej. Wynika ona bardzo często z braku zrozumienia tego w jaki sposób obie strony pracują oraz jak postrzegają wzajemne „wsparcie”. 

Źródło: books.forbes.com

Automatyzacja to także inwestycja w park maszynowy, a utrzymanie maszyn w dobrym stanie jest kluczowe, aby uniknąć kosztownych przestojów. Firmy muszą zadbać o odpowiednią infrastrukturę – dostęp do części zamiennych, odpowiedni sprzęt diagnostyczny oraz zespół techniczny, który będzie odpowiedzialny za konserwację maszyn.

W firmach powinni być zatrudnieni specjaliści, którzy nie mają problemu z czytaniem technicznej dokumentacji, dokumentacji DTR, czy schematów pneumatycznych/elektrycznych, rysunków mechanicznych komponentów. 

Zbudowanie zespołu, który posiada odpowiednie kompetencji do utrzymania parku maszynowego to nie lada gradka dla przedsiębiorców MŚP, tym bardziej, że bardzo często nawet ogromne organizacje potrafią „wykrzaczyć” się w tym miejscu.

Specjaliści, którzy wykonują regularne przeglądy, monitorują wydajności maszyn i przeprowadzają bieżące naprawy to podstawa systemu, który pozwala utrzymać park maszynowy w dobrym stanie i zapobiega niespodziewanym awariom.

Źródło: toolsense.io

Automatyzacja to nie tylko modny trend – to konieczność dla wielu MŚP, które chcą zwiększyć swoją konkurencyjność, wydajność i zoptymalizować koszty operacyjne. Kluczowe jest jednak, aby podejść do tego procesu z odpowiednią strategią, zaczynając od małych kroków w postaci automatyzacji procesów biurowych, logistyki i magazynowania, aż po zautomatyzowaną produkcję.

Firma, która zainwestuje w odpowiednie technologie, musi również zainwestować w swoich pracowników – zarówno w ich kompetencje techniczne, jak i w odpowiednią kulturę pracy z automatami. Pamiętajmy, że automatyzacja to proces, który wymaga czasu, cierpliwości, ale także systematycznych inwestycji w odpowiednią infrastrukturę i utrzymanie maszyn.

Dodatkowo, warto w tym miejscu zaznaczyć, że automatyzacja powinna być robiona przy wsparciu ekspertów branżowych, którzy znają się na tym co robią. Pominięcie tego faktu i automatyzowanie na własną rękę bardzo często prowadzi do katastrofy.

Natomiast, jeśli dobrze zaplanujemy i wdrożymy automatyzację, może ona stać się jednym z kluczowych elementów, które pozwolą MŚP zyskać przewagę konkurencyjną na rynku.

Pozdrawiam Łukasz Szyndrowski