Początek roku to ten moment, w którym sporo osób po cichu obiecuje sobie jedno: „W tym roku będę lepiej zorganizowany”. Kupujemy piękne kalendarze, instalujemy aplikacje do zarządzania czasem, a potem przychodzi rzeczywistość. Lawina maili, niespodziewane telefony i kultura „spotkaniozy” sprawiają, że nasze ambitne plany lądują w koszu, a my nadal kręcimy się w tym samym wirze co wcześniej.

Jeśli czujesz, że Twój dzień to ciągłe gaszenie pożarów, czas na zmianę fundamentów. Rozwiązaniem nie jest pracować więcej, ale prawidłowo wdrożyć Personal Kanban.

Współczesne firmy pełne są logistycznych absurdów, które sprawiają, że naszą pracę trudno traktować poważnie. Znasz to uczucie? Kończysz ważne spotkanie o 13:00, a dokładnie o tej samej godzinie zaczynasz kolejne, tyle że w biurze logistyki czy na hali produkcyjnej oddalonej o minimum 6 minut szybkiego spaceru.

Takie planowanie „na styk” to prosta droga do frustracji. Spotkania zaczynają się od spóźnień, nikt nie ma czasu na przemyślenie wniosków, a my stajemy się niewolnikami kalendarza, który nie ma za grosz empatii. To właśnie takie sytuacje powodują, że zadania są traktowane po macoszemu, a my czujemy permanentne zmęczenie.
Z mojego doświadczenia wiem, że każde z tych spotkań w kalendarzu jest najważniejsze, a jak zadzwoni przełożony, że za godzinę potrzebuje jednak nową wersję budżetu (choć to nierealne), to wszystkie inne zadania niestety idą w odstawkę.

W jednej z moich firm wprowadziliśmy system, który idealnie radził sobie z tym chaosem. Cały dział inżynieringu, od inżynierów procesu, przez automatyków, aż po inzynierów utrzymania ruchu, pracował na tablicach Kanban. Zasada była twarda, bo każdy opisywał tylko 2-3 najważniejsze zadania na dany tydzień.

Wszystko inne schodziło na dalszy plan. Dlaczego? Bo w inżynierii, podobnie jak w biznesie, rozproszenie uwagi to wyrok dla jakości. Co więcej, inżynierowie planowali tylko 60-70% swojego czasu. Pozostałe 30-40% stanowiło niezbędny bufor na „pracę na liniach ad hoc”, wsparcie produkcji czy nagłe awarie. Bo przecież wiemy, że ideał to jest wtedy, gdy nie mamy pożarów, ale kto nie gasi dzisiaj niech pierwszy wyłączy ten artykuł. Dzięki temu systemowi zespół nie tylko dowoził kluczowe projekty, ale też nie „pękał” pod presją niespodziewanych problemów technicznych.

Spotkania inżynierów przy tablicy- materiały własne 

Twoja tablica (fizyczna lub w aplikacji typu Trello, Notion czy Planner) powinna być Twoim kompasem. Aby jednak wiedzieć, co na nią wrzucić, wykorzystaj Matrycę Eisenhowera:

• Ważne i Pilne: Reaguj (Twoje pożary i awarie) – tutaj mieliśmy zarezerwowane 30%-40% czasu na takie akcje.
• Ważne i Niepilne: Tu budujesz swoją przyszłość, rozwój firmy i strategię. Planuj to jako priorytet. – to te 2-3 kluczowe zadania na inżyniera (np.: czas spędzony nad projektem doskonalącym Six Sigma Green Belt)
• Nieważne: Deleguj lub po prostu usuń z grafiku – tak usuń, nie zapisuj nawet zadań, które nie są ważne dla twojego zespołu, organizacji, firmy.

Jeśli jesteś zainteresowany jak przestać gasić pożary przeczytaj artykuł o priorytetyzacji zadań na naszym blogu 

Macierz Eisenhowera  –  materiały własne

13:00 – 15:00 blokada kalendarza  –  materiały własne

Największym błędem planowania jest wypełnianie grafiku po brzegi. Jeśli zaplanujesz 8 godzin pracy na 8-godzinny dzień, przegrasz przy pierwszej „wrzutce” kolejnego zadania lub pilnych spotkań.
Zasada rezerwy czasu ma tutaj ogromne znaczenie. Zaplanuj swoje kluczowe zadania tak, aby zajęły Ci maksymalnie 60-70% dostępnego czasu. Pozostałe 30-40% to Twój luksus i bezpieczeństwo na logistykę, pożary oraz pracę twórczą i wsparcie ad hoc dla zespołu. Pracowałem już w takich warunkach gdzie dopiero po 17:00 gdy większośc kadry i szefostwo wyjeżdzało do domu, dało się „w spokoju” popracować, ale czy to tak ma wyglądać?

Choć fizyczna tablica ma swój urok, w dobie pracy hybrydowej i rozproszonych zespołów, cyfrowe narzędzia są niezastąpione. Oto trzy najpopularniejsze aplikacje, które idealnie wspierają system Personal Kanban:

Planner

Idealny wybór, jeśli Twoja firma żyje w ekosystemie Microsoft 365.

• Plusy: Pełna integracja z kalendarzem Outlook i czatami na Teamsach. Nie musisz zakładać nowych kont, wszystko masz w jednym miejscu. Bardzo prosta obsługa „kart”.
• Minusy: Mniej elastyczny niż konkurencja. Trudniej o zaawansowaną personalizację widoków czy automatyzację bardzo złożonych procesów, choć mi to nigdy nie przeszkadzało, bo zwyczajnie trackowałem zadania.

support.microsoft.com/pl-pl

Trello

Klasyka gatunku i dla wielu synonim tablicy Kanban.

• Plusy: Niezwykle intuicyjny interfejs (drag-and-drop). Ogromne możliwości personalizacji dzięki „Power-Ups” (np. kalendarz, automatyczne przenoszenie zadań). Świetna aplikacja mobilna.
• Minusy: Przy bardzo dużej liczbie zadań (dla mnie to nie minus) i załączników tablica może stać się mało czytelna. Wersja darmowa ma pewne ograniczenia w liczbie dodatków.

trello.com

Asana

Kombajn do zarządzania zadaniami, który rośnie razem z Twoimi potrzebami.

• Plusy: Pozwala błyskawicznie przełączać się między widokiem tablicy, listy i osi czasu (Gantt). Świetna do śledzenia zależności między zadaniami w większych zespołach.
• Minusy: Krzywa uczenia się jest nieco wyższa, gdyż na początku liczba funkcji może przytłaczać użytkownika, który chce tylko prostej tablicy Kanban.

ASANA Project Management APP – filamentservices.org

Co wybrać?

Jeśli szukasz prostoty i masz już Office’a korzystaj z Plannera i nie dokładaj sobie kolejnych aplikacji. Jeśli zależy Ci na wizualnej frajdzie i łatwości obsługi to Trello będzie strzałem w dziesiątkę. Jeśli natomiast zarządzasz wieloma projektami jednocześnie i potrzebujesz głębokiej analityki, postaw na Asanę. Znam firmy, gdzie pracuje się z Planerem podpiętym pod Teams, znam też takie które zadania monitorują w Trello czy Asana.

Warto zapamiętać jedno. Narzędzie to tylko dodatek. Najważniejsza jest Twoja dyscyplina w utrzymaniu limitów zadań „In Progress” oraz niewrzucanie na tablicę zbyt dużej ilości tematów do zrobienia. Trzymaj się strategii, bo to ona wyznacza co ma priorytet na Twojej tablicy.

Jak przygotować tablicę na kolejny tydzień? Bo tej rutyny w pojedynkę lub z zespołem nie wolno pominąć.

Zanim zamkniesz laptopa w piątek, poświęć 15 minut na te 5 pytań. Dzięki temu w poniedziałek wejdziesz do biura z czystą głową:

1. Co realnie „dowiozłem”? Przenieś zadania do kolumny Done i poczuj tę satysfakcję.
2. Jakie są moje 2-3 „Grube Ryby” na przyszły tydzień? Wybierz tylko te zadania, które realnie pchną Twoje projekty do przodu.
3. Gdzie mam zaplanowane „Core Hours”? Zablokuj w kalendarzu czas na pracę głęboką, zanim inni zaproszą Cię na spotkania.
4. Czy mój kalendarz uwzględnia logistykę? Sprawdź, czy nie masz spotkań „styk w styk”. Dodaj 10 minut buforu na przejście między biurami.
5. Czy zostawiłem 30% wolnego miejsca? Jeśli Twój plan zajmuje 100% czasu, usuń najmniej ważne zadanie. I tak nie zdążysz go zrobić dobrze.

Personal Kanban to nie tylko zarządzanie zadaniami, to zarządzanie energią. Wdróż ten system jako swoje postanowienie noworoczne. Twoja firma, Twój zespół, a przede wszystkim Ty sam, podziękujecie sobie za to już w lutym. Jeśli jednak uważasz, że możemy pomóc Twojej oragnizacji, skontaktuj się z nami, z pewnością znajdziemy najlpeszy sposób wsparcia.