W dzisiejszym dynamicznym środowisku produkcyjnym efektywne rozwiązywanie problemów jest kluczowe dla osiągania trwałych wyników. Jedną z popularnych i skutecznych metod zarządzania produkcją jest stosowanie raportów A3. Ta metoda, wywodząca się z japońskiej Toyoty, pozwala na systematyczne podejście do problemów, dogłębną analizę oraz skuteczne wdrażanie rozwiązań. W artykule wyjaśniam, czym jest raport A3, dlaczego warto stosować to narzędzie i jak krok po kroku wdrożyć je w swojej organizacji.

Raport A3 to narzędzie wspierające system rozwiązywania problemów, które swoje początki miało w Japonii, a dokładniej w fabrykach Toyoty, gdzie powstało jako część Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS). Nazwa raportu pochodzi od formatu papieru A3, na którym sporządza się analizy. Prostota, przejrzystość oraz skoncentrowanie na systematycznym rozwiązywaniu problemów to główne cechy raportowania za pomocą metody A3.

• Tło/Sytuacja: Kluczowe jest tutaj prawidłowe zdefiniowanie problemu. W tej części określamy i opisujemy kontekst problemu oraz przedstawiamy zagadnienie, które chcemy przeanalizować. Warto przemyśleć, dlaczego dany problem stanowi wyzwanie dla organizacji i jakie są jego skutki.

• Opis problemu: Ta sekcja raportu jest kluczowa dla poprawnej analizy przyczyn. Należy dokładnie opisać, na czym polega problem, co dokładnie stanowi trudność. Błędny opis problemu często prowadzi do analizy niewłaściwych danych, co nie przynosi oczekiwanych rezultatów.

• Analiza przyczyn źródłowych: Wybierz narzędzia odpowiednie do złożoności problemu. Przy prostszych problemach można zastosować metodę „5 Why?”, natomiast dla bardziej złożonych zagadnień, z wieloma przyczynami, warto skorzystać z diagramu przyczynowo-skutkowego, czyli diagramu Ishikawy. Warto także rozważyć inne narzędzia, na przykład statystyczne. Ważne, by nie ograniczać się do książkowej definicji raportu A3 – metody „5 Why?” i diagram Ishikawy często wystarczą do rozwiązania większości problemów.

• Cele do osiągnięcia: Rozwiązywanie problemów wymaga określenia celu, do którego dążymy. Powinien być on mierzalny, ambitny i realistyczny. Warto wpisać ten cel do raportu, dbając, by był zgodny z celami organizacji i działu.

• Proponowane działania (Plan działań): Na podstawie analizy przyczyn przypisz konkretne zadania konkretnym osobom. Określ także odpowiedzialne osoby oraz proponowane terminy realizacji poszczególnych działań, które doprowadzą do rozwiązania problemu.

• Wyniki i wnioski: Wykonanie zadań z listy nie oznacza końca pracy. Należy także ocenić skuteczność podjętych działań. Starannie sprawdź efektywność wprowadzonych zmian, analizując dane po realizacji akcji korygujących. To kluczowy etap dla ogólnej skuteczności raportu A3.

• Plan dalszych działań: Utrzymanie wyników i zapobieganie nawrotom problemu to ostatni krok. W zależności od wdrożonych rozwiązań, warto rozważyć aktualizację standardów pracy, instrukcji jakościowych czy procedur. Aby wspierany przez Kaizen proces ciągłego doskonalenia miał sens, wypracowane usprawnienia powinny być odpowiednio zaktualizowane w dokumentacji. Warto także dzielić się nową wiedzą w organizacji, co może być skutecznym działaniem prewencyjnym.

Ponieważ w naszych artykułach o PFMEA (tutaj link do artykułu) omawialiśmy już proces smażenia kotletów, wybrałem podobny przypadek, aby zaprezentować praktyczne zastosowanie raportu A3.

Przyjrzyjmy się sytuacji, w której od kilku tygodni próbujesz przygotować krem z dyni, jednak za każdym razem efekt odbiega od smaku i konsystencji, które zapamiętałeś ze spotkania u znajomych.

Po trzech nieudanych próbach decydujesz, że nadszedł czas na dogłębną analizę przyczyn i skutków nieudanego dania. Sprawdzasz przepis oraz sposób jego wykonania – na pierwszy rzut oka wszystko wydaje się poprawne. Co dalej?

Krok 1: Zidentyfikowanie problemu
Definiujemy problem, opisując sytuację. W tym przypadku krem z dyni wychodzi zbyt wodnisty. Warto spisać wszystkie informacje na kartce papieru lub tablicy. Jak dobrze zrozumieć kontekst biznesowy i operacyjny? Biznesowo to porażka – wydałeś pieniądze na składniki, a krem nie wyszedł dobrze, co zmusiło Cię do zamówienia dania z restauracji. W efekcie wydałeś więcej, niż planowałeś, i to kolejny raz z rzędu. Problemem jest więc fakt, że mimo przygotowywania kremu z dyni, jego konsystencja jest zbyt rzadka, przez co danie nie jest zjadliwe.

Krok 2: Opis problemu. Zbieranie danych i analiza
Zbieranie danych to kluczowy etap w tworzeniu raportu A3. Nieprawidłowe dane mogą skierować analizę w niewłaściwym kierunku. Jeśli Twoje zdolności kulinarne są zaawansowane, założeniem jest, że będziesz analizować głównie przepis. Wynika to z faktu, że krem wychodzi zbyt wodnisty. Do zbierania danych wykorzystaj dane jakościowe:

• Krem cztery razy wyszedł wadliwy (NOK).
• Dane z checklisty (potwierdzone) wskazują, że składniki dodano prawidłowo.
• Sprawdzenie urządzeń pomiarowych (miarki, waga kuchenna, kuchenka).

Wszystkie dane warto również zapisać na kartce papieru lub tablicy.

Wszystkie informacje dotyczące analizy obecnej sytuacji, zdefiniowany problem oraz zebrane dane powinny być umieszczane w arkuszu raportu A3 na każdym etapie. Jeśli nie masz gotowego szablonu, można zapisać je odręcznie na tablicy lub kartce papieru, zachowując strukturę głównych etapów.

Do przeprowadzenia analizy warto zaangażować domowników, w tym ekspertów (np. żonę, mamę) oraz osoby ze świeżym spojrzeniem (syn, córka, sąsiad). Gotową formatkę raportu A3 można pobrać z naszej strony tutaj: Raport A3.

zgodniezprocesem.pl

Krok 3: Wyznaczenie celu
Wyznaczenie celu jest kluczowym etapem. Przypomnę, że cel powinien być zgodny z zasadą SMART, co oznacza:

• Specific – konkretny,
• Measurable – mierzalny,
• Achievable – osiągalny,
• Realistic – realny,
• Time-bound – określony w czasie.

W naszym przypadku celem jest przygotowanie kremu z dyni zgodnie z opisem w przepisie, z zakładaną konsystencją, smakiem, doprawieniem i kolorem. Choć precyzyjne określenie celu może być wyzwaniem, zakładamy, że wiemy, jaki efekt końcowy chcemy osiągnąć.

Każdy etap powinien być szczegółowo opisany w odpowiednich sekcjach raportu A3.

Krok 4: Analiza przyczyn problemu
W poszukiwaniu przyczyn problemu warto zastosować różne narzędzia. Polecam wykorzystanie metody 5xWhy (5 x Dlaczego?) oraz diagramu Ishikawy. Można także zastosować mapę procesu, aby zobrazować kolejne kroki i zidentyfikować potencjalne wąskie gardła. Doświadczenie pokazuje, że te znane i czasem niedoceniane narzędzia mogą dawać bardzo dobre efekty, pod warunkiem że zostaną użyte starannie.

Zespół analizuje proces, używając np. diagramu Ishikawy, aby zidentyfikować związek przyczynowo-skutkowy między potencjalnymi przyczynami a problemem.

Przykład analizy:

Materiał:

• Sprawdzamy, czy składniki są zgodne z przepisem i czy nie są przeterminowane.

Maszyna:

• Sprawdzamy, czy kuchenka, naczynia i inne narzędzia są sprawne i działają bez usterek czy problemów technicznych.

Człowiek:

• Sprawdzamy, czy kucharz przestrzega przepisu, czy też wykonuje pracę „po swojemu”.

Metoda:

• Sprawdzamy, czy kucharz posiada odpowiednie kwalifikacje, czy został prawidłowo przeszkolony oraz czy przepis nie zawiera błędów lub braków w opisie głównych kroków.

Po przeprowadzeniu analizy przyczynowo-skutkowej powstaje lista działań (środków zaradczych), mających na celu rozwiązanie problemu ze złą konsystencją kremu z dyni:

1. Sprawdzenie, czy kuchenka umożliwia doprowadzenie cieczy do wrzenia.
2. Analiza procesu przygotowania kremu przez kucharza – sprawdzenie zgodności z przepisem.
3. Weryfikacja kwalifikacji kucharza.
4. Sprawdzenie terminu przydatności do spożycia/użycia składników.
5. Przeprowadzenie eksperymentu DOE (Design of Experiments) dla przepisu – weryfikacja proporcji składników.

wadliwy przepis na potrzeby artykułu

Kroki 5-7: Propozycje rozwiązań, ustalenie planu, wdrożenie rozwiązań i analiza skuteczności

Na podstawie analizy przyczyn należy zaproponować rozwiązania dla obecnej sytuacji. Ważne jest, aby opisać, jakie działania zostaną wprowadzone, aby wyeliminować problem lub znacząco go zredukować.

Bazując na pomysłach rozwiązania problemu, opracuj szczegółowy plan działania. W tym etapie kluczowe jest ustalenie osoby odpowiedzialnej oraz daty realizacji. Regularnie spotykaj się z zespołem projektowym, przeglądaj plan działań i monitoruj postępy. W przypadku opóźnień pytaj o przyczyny i wprowadzaj niezbędne korekty. Zespół powinien pracować wspólnie, ponieważ rozwiązanie problemu jest celem wspólnym.

Po zrealizowaniu zadań wynikających z analizy przyczynowo-skutkowej, przystępujemy do podsumowania wyników. Nasz zespół sprawdził sprzęt kuchenny, potwierdził zgodność wykonania z przepisem, zweryfikował umiejętności kucharza oraz jakość wszystkich składników. W końcowym etapie testowo sprawdzono proporcje składników podane w przepisie. Odkryto, że zamiast 250 g ziemniaków w przepisie wpisano błędnie 25 g. Po przeprowadzeniu kilku testów (DOE 😊) ustalono, że prawidłowa ilość ziemniaków to 250 g.

Wniosek jest prosty: nie można lekceważyć żadnej potencjalnej przyczyny, nawet takiej, którą na pierwszy rzut oka byśmy odrzucili. Warto również podkreślić, że raport A3 nie ogranicza zespołu w rozwiązywaniu problemu. Jeśli w trakcie analizy i burzy mózgów pojawi się potrzeba wykonania DOE, nie trzeba zmieniać koncepcji na DMAIC. Zalecam jednak zastosowanie DMAIC, jeśli eksperymenty mają być bardziej rozbudowane i skomplikowane, z użyciem np. Minitaba.

Prawidłowy przepis – kwestiasmaku.com

Dla osób, które chciałyby zweryfikować wyniki analiz i potwierdzić prawidłowość procesu rozwiązywania problemów, zachęcam do przygotowania kremu zgodnie z przepisem (zdjęcie powyżej). Nie jest to jednak zwykła zachęta do gotowania, ale sposób na sprawdzenie prawidłowego wykonania i wdrożenia działań naprawczych.

Po potwierdzeniu skuteczności środków zaradczych przez zespół, należy wprowadzić zmiany do standardu. W przypadku procesu przygotowania kremu z dyni konieczne było skorygowanie ilości ziemniaków w przepisie z 25 g na 250 g.

W tym momencie raport A3 można uznać za zakończony i umieścić w teczce „Zamknięte”. Pamiętajcie, że to idealny moment na celebrację sukcesu. Nawet spotkanie przy kawie i ciastku jest świetnym sposobem na uczczenie ważnego osiągnięcia. Bez takiej drobnej celebracji i docenienia zespołu, może zabraknąć chętnych do poprawienia kolejnej potrawy.

Stosowanie ustrukturyzowanej formy rozwiązywania problemów (raportu A3) zmusza zespół do głębokiej analizy, co w przeciwieństwie do powierzchownej oceny sytuacji znacznie częściej prowadzi do skutecznego i trwałego rozwiązania problemu. Praca z liczbami, danymi i faktami pozwala zespołowi na ciągłe doskonalenie umiejętności analitycznych i posługiwanie się językiem inżynierskim. Raportowanie na jednej stronie raportu A3 umożliwia zwięzłe i klarowne przedstawienie przełożonym przebiegu prac, wniosków oraz proponowanych rozwiązań. Wielostronicowe raporty często utrudniają zrozumienie sensu całego procesu rozwiązywania problemów. Warto również pamiętać, że praca w grupach projektowych wzmacnia i buduje relacje w zespole, a także wspiera kulturę ciągłego doskonalenia, co jest niezwykle istotne.

Metoda wykorzystująca raport A3 to skuteczne narzędzie dla firm produkcyjnych, które pragną nie tylko rozwiązywać problemy, ale także wprowadzać trwałe zmiany poprawiające jakość i efektywność procesów. Kluczem do sukcesu jest systematyczność, zaangażowanie zespołu oraz otwartość na ciągłe doskonalenie. Niezwykle istotną rolę w tym procesie pełnią liderzy zespołów i menedżerowie, na których barkach spoczywa odpowiedzialność za wdrożenie i promowanie raportu A3 jako narzędzia strukturyzującego działania na rzecz lepszej efektywności.

Pamiętajmy, że na początku droga ta może przypominać próbę przygotowania idealnego kremu z dyni – wymaga cierpliwości, staranności i drobnych poprawek. Ale kiedy już opanujesz tę metodę, efekty smakują o wiele lepiej, zarówno w kuchni, jak i na hali produkcyjnej.

Pobierz